PAGE土地確權(quán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地確權(quán)檔案管理，確保土地確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在土地管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及土地確權(quán)工作形成的各類檔案的管理，包括但不限于土地權(quán)屬調(diào)查、地籍測(cè)繪、確權(quán)登記等過程中產(chǎn)生的文件、圖表、數(shù)據(jù)等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地確權(quán)檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集、整理土地確權(quán)過程中的各類資料，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映土地確權(quán)工作的全過程。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保土地確權(quán)檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)土地管理工作的效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善土地確權(quán)檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)土地確權(quán)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立土地確權(quán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。4.對(duì)各部門土地確權(quán)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供土地確權(quán)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和反饋工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在土地確權(quán)工作過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本部門形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)，定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好土地確權(quán)檔案的整理、歸檔和鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造土地確權(quán)檔案，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向檔案管理部門申請(qǐng)查閱、借閱土地確權(quán)檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉土地確權(quán)業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)土地確權(quán)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的信息化錄入工作，保證檔案信息準(zhǔn)確、完整，及時(shí)更新檔案管理信息系統(tǒng)。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度、保密制度和安全管理制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出檔案保管期限調(diào)整和銷毀的建議，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.土地權(quán)屬調(diào)查階段形成的文件材料，包括調(diào)查方案、調(diào)查表、權(quán)屬證明材料、調(diào)查記錄、會(huì)議紀(jì)要等。2.地籍測(cè)繪階段產(chǎn)生的成果資料，如測(cè)繪報(bào)告、地籍圖、宗地圖、界址點(diǎn)成果表等。3.土地確權(quán)登記過程中的各類文件，包括申請(qǐng)書、審批表、登記卡、證書存根等。4.與土地確權(quán)相關(guān)的其他文件材料，如上級(jí)部門的批復(fù)、政策文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作簡(jiǎn)報(bào)等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)土地確權(quán)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限、不同類別進(jìn)行整理，便于檔案的管理和利用。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和手工查找。（四）整理方法1.分類按照土地確權(quán)工作流程和文件材料的性質(zhì)，將檔案分為土地權(quán)屬調(diào)查檔案、地籍測(cè)繪檔案、土地確權(quán)登記檔案等類別。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。對(duì)于幅面較大或頁數(shù)較多的文件材料，可采用折疊、裱糊等方式進(jìn)行整理后再裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在土地確權(quán)工作完成后，按照檔案整理要求及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，符合要求的予以接收歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔說明，簡(jiǎn)要介紹檔案的形成過程、主要內(nèi)容和保管期限等情況。（二）保管期限1.土地確權(quán)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要憑證作用和歷史查考價(jià)值的檔案，如土地權(quán)屬證書、重要的審批文件等，應(yīng)列為永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如地籍測(cè)繪成果、土地登記申請(qǐng)材料等，可列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為30年。4.只在短期內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，如一般性的工作記錄、簡(jiǎn)報(bào)等，可列為短期保管，保管期限一般為10年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，實(shí)行異地備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和完整性。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.設(shè)置防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)做好登記，離開庫房時(shí)應(yīng)檢查門窗、設(shè)備等是否關(guān)閉和安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱土地確權(quán)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.涉及土地確權(quán)機(jī)密信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱土地確權(quán)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門說明原因并申請(qǐng)延期。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟蹤。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表和相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)土地確權(quán)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見或進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立土地確權(quán)檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）移交工作1.土地確權(quán)檔案因保管期限屆滿或其他原因需要向國(guó)家綜合檔案館或其他指定單位移交的，檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定