PAGE施工檔案制度及管理措施一、總則（一）目的施工檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)過程的原始記錄，是評定工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，也是工程交付使用后進(jìn)行維修、管理、改造以及擴(kuò)建的重要憑證。為加強(qiáng)公司施工檔案管理，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目的施工檔案管理，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類建設(shè)項(xiàng)目。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等制定。二、施工檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.對施工檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督。3.集中統(tǒng)一管理公司所有工程項(xiàng)目的施工檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.組織開展施工檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門及單位的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案移交、借閱等手續(xù)。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目施工檔案管理工作的組織實(shí)施，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人。2.按照檔案管理要求，督促各參建單位及時(shí)收集、整理各自工作范圍內(nèi)形成的施工檔案，并進(jìn)行審核把關(guān)。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目施工檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，組織對施工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，對不符合要求的檔案及時(shí)整改完善。（三）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)施工任務(wù)范圍內(nèi)施工檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)向建設(shè)單位移交施工過程中形成的各類檔案資料，并辦理交接手續(xù)。3.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位施工檔案的日常管理工作，接受建設(shè)單位和檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，審核施工單位報(bào)送的檔案資料，確保檔案資料符合工程實(shí)際和檔案管理要求。2.負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的各類文件資料，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等，并及時(shí)歸檔。3.協(xié)助建設(shè)單位做好施工檔案的預(yù)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作，對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性提出意見和建議。三、施工檔案的收集與整理（一）收集范圍施工檔案應(yīng)涵蓋工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件資料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.工程前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)施工檔案的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，圖樣整潔，圖表完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.對電子文件的收集應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，同時(shí)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)備份。（三）整理原則施工檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步整理，確保兩者內(nèi)容一致，相互對應(yīng)。（四）整理方法1.分類：按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)、不同載體等進(jìn)行分類，如工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.組卷：根據(jù)文件的數(shù)量、來源、時(shí)間等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組合成案卷。一般以單項(xiàng)工程、單位工程或分部工程為組卷單位，一卷內(nèi)文件不宜過多或過少，厚度一般控制在20mm50mm之間。3.排列：卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，圖樣材料應(yīng)按圖號(hào)順序排列，文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。4.編號(hào)：對每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“項(xiàng)目名稱分類號(hào)案卷號(hào)”，如“XX大廈SG001”，其中“SG”表示施工文件類別，“001”為該類別下的案卷順序號(hào)。5.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等，以便快速查找和了解卷內(nèi)文件內(nèi)容。同時(shí)，編制案卷目錄，內(nèi)容包括案卷號(hào)、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等，作為檔案管理的基本檢索工具。四、施工檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在工程竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的施工檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位在收到檔案后，應(yīng)及時(shí)組織審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)責(zé)令相關(guān)單位限期整改，直至符合要求為止。2.施工檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、案卷號(hào)、移交日期等內(nèi)容，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后[X]個(gè)月內(nèi)，將施工檔案向檔案管理部門歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)提交檔案移交申請書、檔案移交清單、檔案目錄、檔案數(shù)字化成果等資料。（二）保管期限施工檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案：凡是反映工程建設(shè)全過程，對工程質(zhì)量、安全、使用功能等有重大影響的文件資料，如工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等，應(yīng)永久保存。2.長期保存的檔案：凡是在工程建設(shè)過程中形成的，對工程質(zhì)量、安全、使用功能等有較大影響的文件資料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保存的檔案：凡是在工程建設(shè)過程中形成的，對工程質(zhì)量、安全、使用功能等影響較小的文件資料，如一般性的工程聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專門的檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案存放應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄、檢索等管理，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.對于重要的聲像檔案，如照片、錄像等，應(yīng)進(jìn)行沖洗、刻錄或數(shù)字化處理，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和保管。聲像檔案應(yīng)配有文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等內(nèi)容，以便更好地反映工程建設(shè)情況。五、施工檔案的利用與借閱（一）利用原則施工檔案的利用應(yīng)遵循以下原則：1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，辦理檔案利用手續(xù)。2.服務(wù)大局原則：以服務(wù)公司工程項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策為出發(fā)點(diǎn)，充分發(fā)揮施工檔案的作用。3.安全保密原則：確保檔案在利用過程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱施工檔案時(shí)，應(yīng)填寫《施工檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊原因需要借閱施工檔案的，應(yīng)填寫《施工檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證其有效性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立施工檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、案卷號(hào)、利用目的等內(nèi)容。利用登記記錄應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、施工檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則施工檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立施工檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位代表、施工單位代表、監(jiān)理單位代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的施工檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否存在缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)是否齊全。3.檔案的價(jià)值：根據(jù)檔案對工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策的重要程度，判斷其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的施工檔案，應(yīng)編制《施工檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、案卷號(hào)、保管期限、銷