PAGE營(yíng)業(yè)部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)營(yíng)業(yè)部檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于營(yíng)業(yè)部全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：營(yíng)業(yè)部檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映營(yíng)業(yè)部的各項(xiàng)工作和歷史面貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置營(yíng)業(yè)部設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備和辦公設(shè)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則和保管期限表。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀清單。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋客戶資料、交易記錄、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：涉及員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)資料。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，如2023永久001。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如交易記錄20230101001。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證001。4.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為基礎(chǔ)，按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如工號(hào)001入職檔案001。5.其他檔案編號(hào)：根據(jù)檔案特點(diǎn)和管理需要制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的重要材料。3.外部單位發(fā)來(lái)的與營(yíng)業(yè)部業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案臺(tái)賬。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)核算的要求進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行整理，建立人事檔案索引。5.其他檔案：根據(jù)檔案特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，確保檔案的有序存放。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理歸檔，保管一年后移交檔案室。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后及時(shí)歸檔。5.其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目。3.將檔案裝入檔案盒或檔案袋，填寫檔案盒封面和脊背信息。4.按照檔案保管期限和類別進(jìn)行上架排列，建立檔案存放索引。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定。3.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。4.人事檔案的保管期限為員工離職后50年。5.其他檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如備份、復(fù)制電子檔案等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍1.因工作需要查閱檔案的員工。2.外單位因工作需要查閱檔案的人員，需經(jīng)營(yíng)業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和歸還日期。2.部門負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及重要檔案的需營(yíng)業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)辦理借閱手續(xù)，將檔案交借閱人，并登記借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門等信息。（三）查閱要求1.借閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還手續(xù)1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和整潔度。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上登記歸還時(shí)間，并注明檔案完好情況。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和營(yíng)業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)營(yíng)業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)重要檔案和利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等功能。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和在線利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。