PAGE總包資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司總包項目資料檔案管理，確保項目資料檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，為項目建設、運營及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有總包項目資料檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類與項目相關的資料檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的資料檔案管理部門，對總包項目資料檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保資料檔案的完整性和一致性。2.真實性原則資料檔案應如實反映項目建設過程中的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋項目從策劃到交付全過程的各類資料，保證資料檔案的全面性。4.及時性原則資料檔案應隨項目進度同步整理、歸檔，確保資料的時效性。5.保密性原則對涉及公司機密、項目商業(yè)秘密等資料檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、資料檔案管理職責（一）資料檔案管理部門職責1.制定和完善總包資料檔案管理制度、流程和標準。2.負責總包項目資料檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。3.指導和監(jiān)督項目各部門及參建單位的資料檔案管理工作。4.定期對資料檔案進行清查、盤點，確保資料檔案的安全和完整。5.組織開展資料檔案管理的培訓和宣傳工作，提高全員資料檔案管理意識。（二）項目負責人職責1.負責組織、協(xié)調項目各部門及參建單位的資料檔案管理工作，確保資料檔案管理工作與項目建設同步推進。2.審核項目資料檔案的真實性、完整性和準確性，對不符合要求的資料及時督促整改。3.配合資料檔案管理部門做好資料檔案的歸檔、保管和查閱利用等工作。（三）項目各部門職責1.負責本部門在項目建設過程中形成資料的收集、整理和移交工作，確保資料的真實、準確、完整。2.按照資料檔案管理部門的要求，及時提交相關資料，并配合做好資料檔案的審核、歸檔等工作。3.負責本部門資料檔案的日常保管和安全保密工作。（四）參建單位職責1.嚴格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及本制度要求，做好本單位承擔工作范圍內資料檔案的管理工作。2.及時向總包單位提交相關資料，并對資料的真實性、完整性和準確性負責。3.接受總包單位資料檔案管理部門的指導和監(jiān)督，配合做好資料檔案的統(tǒng)一管理工作。三、資料檔案分類與編號（一）分類1.項目前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目規(guī)劃設計文件，包括規(guī)劃許可證、設計圖紙、設計變更等。2.施工過程文件施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程質量控制文件，如原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。工程進度文件，包括施工進度計劃、進度報表、工程變更通知等。工程安全與文明施工文件，如安全檢查記錄、安全教育培訓資料、文明施工措施等。工程成本文件，如工程預算、結算資料、費用支付憑證等。工程合同文件，包括總包合同、分包合同、采購合同等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工圖。工程質量保修書、使用說明書。工程竣工結算審核報告、財務決算報告。（二）編號資料檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和可擴展性原則。編號采用層次編碼法，具體如下：1.一級編碼：代表項目名稱，采用項目名稱的首字母縮寫。2.二級編碼：代表資料檔案類別，按照上述分類順序依次用兩位數(shù)字表示，如“01”表示項目前期文件，“02”表示施工過程文件等。3.三級編碼：代表資料檔案子類，根據(jù)具體類別進一步細分，用兩位數(shù)字表示。4.四級編碼：代表具體的資料檔案順序號，用四位數(shù)字表示。例如，某項目的一份施工組織設計文件編號為：XM02010001，其中“XM”為項目名稱首字母縮寫，“02”表示施工過程文件，“01”表示施工組織設計子類，“0001”為該文件在施工組織設計類中的順序號。四、資料檔案收集與整理（一）收集要求1.項目各部門及參建單位應明確專人負責資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.資料收集應涵蓋項目建設全過程，包括項目策劃、設計、施工、監(jiān)理、驗收等各個環(huán)節(jié)。3.對于外來文件，如政府部門批復、設計變更通知等，應及時收集并登記。（二）整理要求1.資料應按照分類和編號要求進行整理，確保資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.每份資料應注明標題、日期、編制單位、編制人等信息，并加蓋單位公章或相關人員簽字。3.資料應采用A4紙張打印或復印，圖紙應折疊成A4規(guī)格并裝訂整齊。4.對于電子資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的數(shù)據(jù)存儲設備中。五、資料檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料整理完成后，應及時移交資料檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔資料應編制歸檔清單，清單內容包括資料名稱、編號、日期、編制單位等，雙方簽字確認。3.歸檔資料應按照類別和編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明類別、編號等信息。（二）保管要求1.資料檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲鼠等條件。2.檔案應分類存放，便于查找和管理。對于重要資料和機密資料應單獨存放，并采取加密存儲、限制訪問等安全措施。3.定期對檔案進行清查、盤點，核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，對于超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、資料檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱資料檔案，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經部門負責人簽字同意后，到資料檔案管理部門查閱。查閱申請表應留存?zhèn)洳椤?.外單位人員查閱資料檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司主管領導批準后，由資料檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.涉及公司機密、項目商業(yè)秘密等資料檔案的查閱，應嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，經公司保密管理部門批準后，方可查閱。查閱過程中應采取必要的保密措施，防止資料泄露。（二）利用規(guī)定1.資料檔案僅供查閱、復印、摘錄等合理利用，不得擅自修改、損毀、丟失資料檔案。如需復印或摘錄資料，須經資料檔案管理部門同意，并登記備案。2.查閱人員應愛護資料檔案，查閱完畢后及時歸還資料檔案管理部門，不得在資料檔案上涂改、標記、污損。3.因工作需要長期借用資料檔案的，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還資料檔案。如因特殊原因需要延期借閱的，應重新辦理延期手續(xù)。七、資料檔案信息化管理（一）建立資料檔案管理信息系統(tǒng)公司應建立完善的資料檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料檔案的電子化管理。信息系統(tǒng)應具備資料錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，方便資料檔案的管理和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.資料檔案管理部門應安排專人負責資料檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和一致性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對資料檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲設備中，并異地存放。（三）信息安全管理1.加強資料檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問其權限范圍內的資料檔案信息。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期進行系統(tǒng)安全檢測和漏洞修復，防止信息系統(tǒng)遭受網絡攻擊和病毒侵害。3.對涉及公司機密資料檔案的電子數(shù)據(jù)，應進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)安全。八、資料檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.資料檔案管理部門應定期組織對超過保管期限的檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、項目負責人及相關專業(yè)人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司實際情況，對檔案的保存價值進行評估，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中應詳細記錄檔案的鑒定情況，包括檔案名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（二）銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經公司主管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷，并確保銷毀徹底。銷毀過程中應拍照或錄像留存，以備查考。3.檔案銷毀后，應在檔案銷毀申請表上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并將申請表與鑒定記錄一并歸檔保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料檔案管理部門應定期對項目各部門及參建單位的資料檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。整改完成后，責任單位應提交整改報告，資料檔案管理部門進行復查。（二）考核評價1.建立資料檔案管理工作考核評價制度，將資料檔案管理工作納入公司績效考核體系。2.考核