PAGE孵化場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)孵化場檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本孵化場各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是孵化場在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：孵化場檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映孵化場各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得隨意篡改或遺漏。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善孵化場檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理孵化場各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為孵化場的生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。5.積極參與檔案信息資源開發(fā)利用工作，為孵化場提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括孵化場的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)經(jīng)營檔案：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、銷售合同、客戶信息、市場調(diào)研報(bào)告等。3.技術(shù)研發(fā)檔案：包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、專利證書、技術(shù)成果鑒定材料等。4.質(zhì)量控制檔案：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)操作規(guī)程、檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。5.設(shè)備管理檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢申請與審批材料等。6.物資管理檔案：物資采購計(jì)劃、采購合同、物資出入庫記錄、庫存盤點(diǎn)記錄等。7.其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.對于重要的檔案資料應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、質(zhì)量控制類、設(shè)備管理類、物資管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期來源、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求及時(shí)間1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)歸檔。3.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案后，及時(shí)進(jìn)行審核和登記，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映孵化場主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對孵化場有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映孵化場一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對孵化場工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對孵化場有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于檢索和利用。3.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照類別進(jìn)行整理和編號，并存儲(chǔ)在相應(yīng)的介質(zhì)上。同時(shí)，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，以便于查閱。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案的安全和保密。2.優(yōu)先滿足孵化場內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等工作的需要。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱者。借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，安排專人進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等內(nèi)容。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。（四）保密規(guī)定1.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和孵化場的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、多余或不完整的檔案。3.因保管不善，造成檔案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)利用的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字后，報(bào)孵化場主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等內(nèi)容，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊》一同保存，以備查考。七、檔案管理信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化檢索，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為孵化場提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。（三）信息化應(yīng)用培訓(xùn)定期組織檔案管理人員和相關(guān)部門人員進(jìn)行檔案管理信息化應(yīng)用培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作流程和功能，提高信息化管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案管理信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行