PAGE檔案資料室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料的形成、積累、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案資料室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善檔案資料室管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案資料檢索體系，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案資料信息化管理。5.對(duì)公司各部門檔案資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案資料管理培訓(xùn)。6.做好檔案資料的安全保護(hù)工作，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全。7.積極開(kāi)發(fā)檔案資料信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案資料室。2.明確一名兼職檔案資料管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料管理工作，配合檔案資料室做好檔案資料的整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，確保本部門檔案資料的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案資料室提出查閱檔案資料的申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案資料的收集與整理（一）檔案資料的收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、證書、批文等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.公司各類合同、協(xié)議、意向書等。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、報(bào)表、客戶資料等。8.公司員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。9.公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）檔案資料的收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案資料收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同地點(diǎn)，以防丟失。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。（三）檔案資料的整理1.檔案資料室負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。整理工作應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案資料的整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。3.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類方法進(jìn)行整理?？萍紮n案應(yīng)按照項(xiàng)目專業(yè)階段的分類方法進(jìn)行整理。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行整理。人事檔案應(yīng)按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型時(shí)間順序進(jìn)行整理。4.檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案資料目錄，注明檔案資料的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并建立電子目錄，便于查詢。5.檔案資料的整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案資料的整齊、美觀，便于保管和查閱。四、檔案資料的歸檔與保管（一）檔案資料的歸檔1.各部門兼職檔案資料管理員應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交檔案資料室。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案資料移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案資料室對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案資料室按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔的檔案資料進(jìn)行上架存放，并建立檔案資料存放位置索引，便于查找。（二）檔案資料的保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案資料：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷的文件，公司重要會(huì)議記錄、決議，公司規(guī)章制度，公司財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案資料：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)，公司一般性業(yè)務(wù)合同，公司員工培訓(xùn)記錄等。短期保管的檔案資料：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時(shí)性會(huì)議記錄，公司一般性文件等。2.檔案資料保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案資料室會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。（三）檔案資料的保管要求1.檔案資料室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案資料應(yīng)分類存放于檔案柜、檔案架等存儲(chǔ)設(shè)備中，排列整齊，便于查找。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)采取備份措施，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案資料的安全。4.檔案資料庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵等設(shè)備，確保檔案資料的實(shí)體安全。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。6.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)，確保電子檔案資料的完整性和可讀性。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案資料室辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案資料室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在檔案資料查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案資料室根據(jù)查閱申請(qǐng)表和查閱登記簿，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借，不得擅自復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案資料室應(yīng)積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于重要的檔案資料利用需求，檔案資料室應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提供必要的幫助和支持。3.鼓勵(lì)檔案資料室工作人員開(kāi)展檔案資料編研工作，開(kāi)發(fā)檔案資料信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供參考依據(jù)。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）檔案資料的鑒定1.檔案資料室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案資料室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫檔案資料鑒定表，注明檔案資料的名稱、日期、來(lái)源、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案資料的銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案資料的銷毀應(yīng)填寫檔案資料銷毀清單，注明檔案資料的名稱、日期、來(lái)源、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案資料室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.檔案資料的銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案資料銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案資料銷毀后，應(yīng)將檔案資料銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案資料的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案資料的統(tǒng)計(jì)1.檔案資料室應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出、整理編目、保管利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并作為檔案資料管理工作考核的依據(jù)。3.檔案資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，以便查詢和分析檔案資料管理工作的情況。（二）檔案資料的移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行移交的