PAGE村公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村公司各部門、各崗位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司各部門和人員查閱使用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責村公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等。2.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)印等手續(xù)。4.對檔案進行鑒定，及時清理過期、無用的檔案。5.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案信息的錄入、存儲和維護。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供有關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等。3.公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司與外部簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。6.公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、統(tǒng)計報表、工作總結(jié)等。7.公司的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。8.公司的技術(shù)資料、科研成果、專利證書等。9.公司的宣傳資料、榮譽證書、大事記等。10.其他與公司工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷毀。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙張較小、零散的文件材料應(yīng)進行裝訂，使其整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，以便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.加強檔案的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被破壞。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等，綜合分析其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對村公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門負責組織銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請表，經(jīng)部門負責人批準后，由檔案管理人員負責復(fù)印。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)印檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行，不得擅自擴大復(fù)印范圍。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入，形成電子檔案。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合村公司的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司領(lǐng)導和相關(guān)部門負責人組成，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的