PAGE協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員單位及全體工作人員在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種門類、各種載體的檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。根據(jù)工作需要，可在各部門指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)組織章程、會(huì)員管理辦法、會(huì)議制度、財(cái)務(wù)制度等各類規(guī)章制度文件。2.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作文件。3.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)組織召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)開展的各類活動(dòng)的文件材料，如學(xué)術(shù)研討會(huì)、培訓(xùn)講座、展覽展示、調(diào)研考察等活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、成果總結(jié)等。5.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)與上級(jí)主管部門、政府部門、其他社會(huì)組織及會(huì)員單位的往來文件，包括請示、報(bào)告、函件、批復(fù)等。6.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)工作人員的人事檔案，包括個(gè)人簡歷、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。8.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)的資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)臺(tái)賬、資產(chǎn)購置合同、產(chǎn)權(quán)證書等。9.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括專利證書、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記證書等。10.協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)的其他具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)類、人事類、資產(chǎn)類、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目。2.編號(hào)對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“101001”，其中“1”表示檔案類別，“01”表示二級(jí)類目，“001”表示該類目中的具體檔案序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防盜設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并建立相應(yīng)的目錄和索引，便于查閱和利用。（三）保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)、加固等處理，確保檔案的安全完整。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)調(diào)整庫房的通風(fēng)設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對檔案進(jìn)行初步審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.鑒定工作小組對檔案管理人員提交的初步鑒定意見進(jìn)行審核，結(jié)合協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)的工作需要和檔案的歷史價(jià)值，對檔案的存毀進(jìn)行最終審定。3.對于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，鑒定工作小組應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案銷毀清冊一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理人員和監(jiān)督人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。記錄由檔案管理人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)后存檔。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)會(huì)員、工作人員及因工作需要查閱檔案的外部單位或個(gè)人，均可按照規(guī)定查閱協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、檔案編號(hào)等信息。（三）查閱方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案原件或復(fù)印件。查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定支付復(fù)印費(fèi)用。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，查閱人員應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明檔案來源和出處。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和利用效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，鼓勵(lì)查閱人員對檔案管理工作提出意見和建議，不斷完善檔案管理制度。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化檢索，提高檔案管理工作的效率和水平，為協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。數(shù)字化過程應(yīng)保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，符合國家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備良好的安全性、穩(wěn)定性和兼容性，能夠滿足協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)檔案管理工作的實(shí)際需求。3.檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和利用等工作。2.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和病毒庫，防止系