PAGE燃?xì)饩邫n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司燃?xì)饩邫n案管理，確保燃?xì)饩邫n案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于燃?xì)饩叩倪x型、安裝、使用、維護(hù)、維修及報(bào)廢處理等工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有燃?xì)饩叩臋n案管理，包括但不限于家用燃?xì)庠罹?、燃?xì)鉄崴?、燃?xì)獗趻鞝t等各類(lèi)燃?xì)饩弋a(chǎn)品。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)燃?xì)饩邫n案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。2.技術(shù)部門(mén)協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)燃?xì)饩呒夹g(shù)資料進(jìn)行審核，提供技術(shù)支持，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)提供燃?xì)饩卟少?gòu)過(guò)程中的相關(guān)資料，如采購(gòu)合同、發(fā)票等，并協(xié)助檔案管理部門(mén)完善檔案信息。4.使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)燃?xì)饩邫n案的日常管理，及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)送燃?xì)饩叩男略?、變更、?bào)廢等信息，并配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的查閱、借閱等工作。二、燃?xì)饩邫n案的內(nèi)容（一）基本信息1.產(chǎn)品型號(hào)：記錄燃?xì)饩叩木唧w型號(hào)，如JZTY[具體型號(hào)]等。2.生產(chǎn)廠家：填寫(xiě)燃?xì)饩叩纳a(chǎn)廠家名稱(chēng)，確保廠家具有合法的生產(chǎn)資質(zhì)。3.規(guī)格參數(shù)：包括燃?xì)饩叩念~定熱負(fù)荷、適用燃?xì)夥N類(lèi)、外形尺寸、重量等詳細(xì)參數(shù)。4.生產(chǎn)日期：明確燃?xì)饩叩纳a(chǎn)日期，以便掌握產(chǎn)品的使用年限和質(zhì)量追溯。（二）采購(gòu)信息1.采購(gòu)合同：記錄與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同，包括合同編號(hào)、簽訂日期、采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、交貨期等內(nèi)容。2.發(fā)票：保存采購(gòu)燃?xì)饩叩陌l(fā)票復(fù)印件，作為采購(gòu)憑證。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：由質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具的燃?xì)饩唑?yàn)收?qǐng)?bào)告，包括驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人員簽字等。（三）安裝信息1.安裝位置：詳細(xì)記錄燃?xì)饩叩陌惭b地點(diǎn)，如廚房、衛(wèi)生間等具體房間位置。2.安裝時(shí)間：明確燃?xì)饩叩陌惭b日期。3.安裝人員：記錄參與安裝的人員姓名及資質(zhì)證書(shū)編號(hào)。4.安裝圖紙：保存燃?xì)饩甙惭b的圖紙，包括平面布置圖、管道連接圖等，確保安裝符合安全規(guī)范。（四）使用信息1.使用部門(mén)：注明燃?xì)饩叩氖褂貌块T(mén)。2.使用人員：記錄經(jīng)常使用燃?xì)饩叩娜藛T名單。3.使用記錄：建立燃?xì)饩呤褂门_(tái)賬，記錄每日的使用時(shí)間、使用頻率等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常使用情況。（五）維護(hù)信息1.維護(hù)計(jì)劃：制定燃?xì)饩叩哪甓染S護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員等。2.維護(hù)記錄：詳細(xì)記錄每次維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息，確保維護(hù)工作可追溯。3.維修記錄：當(dāng)燃?xì)饩叱霈F(xiàn)故障進(jìn)行維修時(shí)，記錄維修日期、故障現(xiàn)象、維修措施、維修人員等信息，同時(shí)保存維修后的檢測(cè)報(bào)告。（六）安全信息1.安全檢查記錄：定期對(duì)燃?xì)饩哌M(jìn)行安全檢查，記錄檢查日期、檢查人員、檢查結(jié)果等信息，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)進(jìn)行整改。2.安全事故記錄：如發(fā)生燃?xì)饩甙踩鹿?，詳?xì)記錄事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、原因分析、處理結(jié)果等信息，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取防范措施。（七）技術(shù)資料1.產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)：保存燃?xì)饩叩漠a(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，包括產(chǎn)品的工作原理、操作方法、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。2.質(zhì)量合格證明：由生產(chǎn)廠家提供的產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件。3.能效標(biāo)識(shí)：記錄燃?xì)饩叩哪苄?biāo)識(shí)信息，確保產(chǎn)品符合國(guó)家能效標(biāo)準(zhǔn)。4.其他技術(shù)資料：如產(chǎn)品的技術(shù)圖紙、技術(shù)規(guī)范、認(rèn)證文件等相關(guān)資料。三、燃?xì)饩邫n案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在燃?xì)饩呦嚓P(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)將資料收集齊全，并移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)燃?xì)饩邥r(shí)，應(yīng)確保采購(gòu)合同、發(fā)票等資料的完整性，并在簽訂合同后[X]個(gè)工作日內(nèi)將資料提交給檔案管理部門(mén)。3.技術(shù)部門(mén)在燃?xì)饩哌x型、安裝調(diào)試過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)技術(shù)資料，如產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、安裝圖紙等，并在工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。4.使用部門(mén)應(yīng)在燃?xì)饩咄度胧褂煤螅皶r(shí)記錄使用信息、維護(hù)信息、安全信息等，并定期向檔案管理部門(mén)報(bào)送。（二）整理方法1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的燃?xì)饩邫n案資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢(xún)和管理。編號(hào)格式為：燃?xì)饩哳?lèi)別年份流水號(hào)，如RJ2023001，表示燃?xì)饩哳?lèi)檔案，2023年歸檔的第1份檔案。3.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊、牢固。裝訂順序?yàn)椋悍饷妗⒛夸?、基本信息、采?gòu)信息、安裝信息、使用信息、維護(hù)信息、安全信息、技術(shù)資料等。4.在檔案資料上加蓋檔案章，并注明檔案編號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息。四、燃?xì)饩邫n案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的燃?xì)饩邫n案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、歸檔日期、保管期限等信息。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案目錄，將電子檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。（二）保管期限1.燃?xì)饩邫n案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和使用頻率分為長(zhǎng)期、中期和短期。長(zhǎng)期保管的檔案包括產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量合格證明、能效標(biāo)識(shí)、采購(gòu)合同、安裝圖紙等重要技術(shù)資料，保管期限為[X]年。中期保管的檔案包括維護(hù)記錄、維修記錄、安全檢查記錄等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括使用記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，保管期限為[X]年。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際情況調(diào)整保管期限，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.對(duì)電子檔案的保管，應(yīng)采取防磁、防潮、防火、防盜等措施，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案損壞或丟失。五、燃?xì)饩邫n案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱燃?xì)饩邫n案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱燃?xì)饩邫n案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。如逾期未歸還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、燃?xì)饩邫n案的變更與注銷(xiāo)（一）變更管理1.當(dāng)燃?xì)饩叩幕拘畔ⅰ⒉少?gòu)信息、安裝信息、使用信息、維護(hù)信息、安全信息等發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)燃?xì)饩邫n案變更申請(qǐng)表，注明變更內(nèi)容、變更原因、變更時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)變更申請(qǐng)表對(duì)燃?xì)饩邫n案進(jìn)行相應(yīng)的修改和更新，并在檔案資料上注明變更日期和變更內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.對(duì)于燃?xì)饩呒夹g(shù)資料的變更，如產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、安裝圖紙等，技術(shù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供最新的資料，并協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案更新。（二）注銷(xiāo)管理1.當(dāng)燃?xì)饩邎?bào)廢或不再使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)燃?xì)饩邫n案注銷(xiāo)申請(qǐng)表，注明注銷(xiāo)原因、注銷(xiāo)時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)注銷(xiāo)申請(qǐng)表對(duì)燃?xì)饩邫n案進(jìn)行注銷(xiāo)處理，并將相關(guān)檔案資料進(jìn)行封存，保存[X]年后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.在燃?xì)饩咦N(xiāo)后，如發(fā)現(xiàn)該燃?xì)饩叽嬖谫|(zhì)量問(wèn)題或安全隱患需要追溯時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，協(xié)助相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。七、燃?xì)饩邫n案的保密與安全（一）保密規(guī)定1.燃?xì)饩邫n案涉及公司的商業(yè)機(jī)密和用戶(hù)信息，檔案管理部門(mén)和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自將燃?xì)饩邫n案提供給外部單位或個(gè)人。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，防止檔案信息被他人竊取。（二）安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)燃?xì)饩邫n案保管場(chǎng)所的安全管理，定期檢查防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等設(shè)施的運(yùn)行情況