PAGE檔案管理制度適用范圍一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案管理制度適用范圍規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的單位和個(gè)人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門的設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。（二）檔案管理部門的職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.做好檔案的安全保密工作，制定檔案安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育。7.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善檔案管理制度。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案的分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、采購(gòu)供應(yīng)、銷售服務(wù)等類別。3.項(xiàng)目檔案類：針對(duì)公司各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.客戶檔案類：包括客戶基本信息、客戶合同、客戶服務(wù)記錄等。5.其他檔案類：如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、審計(jì)報(bào)告等。（二）檔案的編號(hào)1.編號(hào)原則：檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則。2.編號(hào)方法：采用分類編號(hào)法，按照檔案分類體系，為每一類檔案編制相應(yīng)的編號(hào)。例如，行政管理類檔案編號(hào)為“XZGLXXXX”，其中“XZGL”表示行政管理類，“XXXX”為具體檔案的順序號(hào)。業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)為“YWGLXXXXXX”，其中“YWGL”表示業(yè)務(wù)管理類，“XX”為業(yè)務(wù)類別代碼，“XXXX”為具體檔案的順序號(hào)。項(xiàng)目檔案類編號(hào)為“XMDAXXXXXX”，其中“XMDA”表示項(xiàng)目檔案類，“XX”為項(xiàng)目類別代碼，“XXXX”為具體項(xiàng)目檔案的順序號(hào)?？蛻魴n案類編號(hào)為“KHDAXXXX”，其中“KHDA”表示客戶檔案類，“XXXX”為客戶檔案的順序號(hào)。其他檔案類編號(hào)為“QTDAXXXX”，其中“QTDA”表示其他檔案類，“XXXX”為具體檔案的順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案的收集1.收集范圍：公司各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等。2.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理后移交檔案管理部門。對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)移交。3.收集要求：檔案材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽署完備。電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整。（二）檔案的整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類體系，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序排列，編制目錄，裝訂成冊(cè)。電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的索引和目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案存放：檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.檔案保護(hù)：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案的損壞、變質(zhì)、褪色等情況發(fā)生。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案安全：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，配備安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警設(shè)備等，防止檔案的丟失、被盜、泄露等情況發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案的鑒定1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案的價(jià)值，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合考慮。2.鑒定組織：公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。3.鑒定程序：檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，確定檔案的保管期限和銷毀意見。（二）檔案的銷毀1.銷毀審批：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的審批程序進(jìn)行辦理。（二）查閱程序1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等。公司檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。（三）利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行辦理，確保檔案的安全和完整。借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案的統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)定期進(jìn)行，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。（二）檔案的移交1.內(nèi)部移交：公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等情況下，涉及檔案移交的，應(yīng)按照檔案管理制度的要求辦理檔案移交手續(xù)。移交雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，明確移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.外部移交：公