PAGE高校檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案庫房的管理工作，包括各類檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便利。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督全校各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的接收、整理、上架、保管、查閱等工作。4.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的安全和完整。4.熱情接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并及時移交學(xué)校檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.學(xué)校各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對歸檔范圍內(nèi)的文件材料，應(yīng)做到齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清楚，簽署完備。3.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和本校檔案分類方案，對接收的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，各區(qū)域應(yīng)布局合理，功能齊全。（二）檔案上架與存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房環(huán)境管理1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.庫房門窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，配備必要的防盜設(shè)備，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控?cái)z像頭等。3.嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。4.加強(qiáng)對檔案的消防安全管理，配備必要的消防器材，定期進(jìn)行消防演練，確保檔案的消防安全。5.對檔案庫房的設(shè)備設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的保密規(guī)定，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。（二）利用范圍1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱利用學(xué)校檔案。2.校外單位或個人因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本校師生查閱利用檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.校外單位或個人查閱利用檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。3.檔案查閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等。（五）檔案復(fù)制與摘錄1.檔案查閱人如需復(fù)制或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處，確保其真實(shí)性和有效性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和本校檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定組織1.學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織全校檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門專家組成。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見，填寫《檔案鑒定審批表》。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案管理部門提交的鑒定意見進(jìn)行審核，作出鑒定決定。3.對確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀手續(xù)1.檔案銷毀應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理效率，方便檔案查閱利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.按照國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本校實(shí)際情況，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、身份認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.對電子文件應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。（四）檔案數(shù)字化工作1.對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案資源庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全和有效利用。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.學(xué)校建立檔案庫房管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案庫房管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對自身工作的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案庫房管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。4.檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，