PAGE殘聯(lián)文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘聯(lián)文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位的文書檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由殘聯(lián)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文書材料應(yīng)真實(shí)反映殘聯(lián)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.及時歸檔原則：各項(xiàng)文書材料形成后，應(yīng)按照規(guī)定及時整理歸檔，防止文件積壓和散失。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善殘聯(lián)文書檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位的各類文書檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的收集、整理和歸檔工作，確保材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的文書材料。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、文書材料的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.殘聯(lián)機(jī)關(guān)形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.所屬事業(yè)單位上報的各類文件、報表、統(tǒng)計資料等。4.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.反映殘聯(lián)工作活動的照片、音像資料等。6.其他具有保存價值的文書材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書材料的收集工作，確保材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。收集過程中要注意保持材料的完整性，不得隨意丟棄或遺漏。2.對于上級機(jī)關(guān)的文件，要及時簽收、登記，并按照要求進(jìn)行傳閱和處理。3.本機(jī)關(guān)形成的文件，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將定稿、正本及相關(guān)附件收集齊全，交本部門檔案管理人員進(jìn)行初步整理。4.所屬事業(yè)單位上報的文件，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時報送，確保文件的時效性。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等分類標(biāo)準(zhǔn)，對文書材料進(jìn)行分類。年度分類法以文件形成的年度為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類；機(jī)構(gòu)分類法以殘聯(lián)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類；問題分類法以文件反映的問題為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.編號：對分類后的文書材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用全宗號、年度號、保管期限號、件號等組合方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文書材料，在次年上半年進(jìn)行歸檔。2.跨年度的文件，在辦結(jié)后的次年歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的文書材料進(jìn)行自查，確保材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合檔案室。3.綜合檔案室對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案上架保管。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映殘聯(lián)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映殘聯(lián)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為15年以下。（四）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)。3.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房的安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與殘聯(lián)工作相關(guān)的檔案，須經(jīng)殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室。2.綜合檔案室根據(jù)查閱申請表，對查閱人員的身份和查閱權(quán)限進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對、清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。（三）利用方式1.提供檔案原件供查閱人員查閱。2.根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄。提供復(fù)印件或摘錄時，應(yīng)注明出處，并加蓋綜合檔案室印章。3.對于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，嚴(yán)格控制知悉范圍。（四）利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、利用方式等。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合殘聯(lián)工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各個方面綜合考慮檔案的價值。3.注重檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和長遠(yuǎn)歷史價值，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、保存狀況等方面的異同，確定其價值。3.效益評估法：從檔案對殘聯(lián)工作的實(shí)際效益出發(fā)，評估其利用價值和保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，并注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立殘聯(lián)文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為殘聯(lián)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.促進(jìn)檔案資源的共享和開發(fā)利用，提升殘聯(lián)檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合殘聯(lián)檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、檢索、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，