PAGE運(yùn)動(dòng)協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)動(dòng)協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運(yùn)動(dòng)協(xié)會(huì)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會(huì)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理協(xié)會(huì)工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的利用工作，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.參與協(xié)會(huì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。（三）各部門職責(zé)及檔案管理要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.各部門在工作中形成的重要文件、資料等應(yīng)及時(shí)報(bào)送檔案管理部門備案。4.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)組織章程及相關(guān)文件。2.協(xié)會(huì)會(huì)員檔案，包括會(huì)員登記表、會(huì)員資格證明、會(huì)員活動(dòng)記錄等。3.協(xié)會(huì)會(huì)議檔案，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等。4.協(xié)會(huì)活動(dòng)檔案，包括活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。5.協(xié)會(huì)賽事檔案，包括賽事組織方案、賽事報(bào)名信息、賽事成績(jī)記錄、賽事頒獎(jiǎng)資料等。6.協(xié)會(huì)培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)學(xué)員名單、培訓(xùn)考核記錄等。7.協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)檔案,包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。8.協(xié)會(huì)人事檔案，包括員工入職登記表、員工勞動(dòng)合同、員工考核記錄、員工獎(jiǎng)懲記錄等。9.協(xié)會(huì)對(duì)外交流合作檔案，包括合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料、交流活動(dòng)記錄等。10.協(xié)會(huì)其他工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案的及時(shí)收集。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集制度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類檔案、行政管理類檔案、業(yè)務(wù)工作類檔案、財(cái)務(wù)管理類檔案、人事管理類檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、檔案來(lái)源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份提供給利用者查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放協(xié)會(huì)各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境的適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并進(jìn)行編目和標(biāo)注，確保聲像檔案的完整性和可利用性。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況的準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.協(xié)會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.協(xié)會(huì)會(huì)員因了解協(xié)會(huì)情況、參與協(xié)會(huì)活動(dòng)等需要查閱相關(guān)檔案。3.有關(guān)部門、單位因工作需要查閱協(xié)會(huì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會(huì)檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合協(xié)會(huì)工作實(shí)際，綜合考慮檔案的利用頻率、保存現(xiàn)狀等因素，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立協(xié)會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)協(xié)會(huì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合協(xié)會(huì)檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求