PAGE檔案室保密制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及所有涉及檔案管理、查閱、使用的部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案保密工作。2.預(yù)防為主原則：采取有效的防范措施，防止檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：明確各部門和人員在檔案保密工作中的職責(zé)，實(shí)行責(zé)任追究制度。4.最小化授權(quán)原則：嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，確保信息僅被授權(quán)人員在必要范圍內(nèi)使用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和存儲，建立電子檔案管理系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度。6.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.對本部門人員進(jìn)行檔案保密宣傳教育，提高保密意識。4.及時向檔案室反饋本部門檔案管理工作中存在的問題。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時將本部門形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，并移交兼職檔案員。2.兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的材料及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)實(shí)行專人收集，確保檔案的安全。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理規(guī)范進(jìn)行整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。四、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制非授權(quán)人員進(jìn)入。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案架等。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。3.聲像檔案應(yīng)按照其載體形式進(jìn)行分類存放，如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，并做好標(biāo)識和保護(hù)。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計劃，明確清查范圍、方法和時間安排。3.清查和盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄和處理，并形成清查報告。五、檔案查閱與借閱（一）查閱審批1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和時間，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱登記1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記本上簽字確認(rèn)，不得擅自涂改或銷毀登記記錄。（三）查閱方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。（四）借閱管理1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和歸還時間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)。3.外單位人員借閱檔案，應(yīng)按照查閱審批程序辦理借閱手續(xù)，并繳納一定的押金。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大使用范圍。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、檔案保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和保密規(guī)定。2.與檔案管理工作相關(guān)的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對檔案管理人員定期進(jìn)行保密教育和考核，提高保密意識和業(yè)務(wù)能力。（二）物理隔離1.檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.檔案查閱區(qū)域應(yīng)相對獨(dú)立，與其他辦公區(qū)域保持一定的距離。3.檔案存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全可靠的位置，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）技術(shù)防護(hù)1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等。2.對檔案存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案管理系統(tǒng)和存儲設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）保密教育1.公司應(yīng)定期組織檔案保密教育活動，提高全體員工的保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對查閱、借閱檔案人員的保密宣傳教育，提醒其遵守保密規(guī)定。3.對新入職員工應(yīng)進(jìn)行檔案保密知識培訓(xùn)，使其了解檔案保密制度和要求。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等流程進(jìn)行操作。2.掃描應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整。3.圖像處理應(yīng)包括去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等操作，提高圖像質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)將數(shù)字化檔案與原檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。5.存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保數(shù)字化檔案的長期保存。（二）數(shù)字化質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量控制體系，制定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等符合要求。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）數(shù)字化安全管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原數(shù)據(jù)異地存放。2.對數(shù)字化檔案存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。3.嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)僅被授權(quán)人員使用。八、檔案銷毀（一）銷毀審批1.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.涉及機(jī)密檔案的銷毀，需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)。3.檔案銷毀申請表應(yīng)附銷毀檔案清單，清單內(nèi)容應(yīng)與申請表一致。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案銷毀應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)徹底清除。3.聲像檔案銷毀應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行相應(yīng)的處理，如銷毀磁帶、光盤等。（三）銷毀記錄1.檔案室應(yīng)建立檔案銷毀記錄制度，對銷毀檔案的時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀申請表、銷毀清單、銷毀過程照片等資料，并妥善保存。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案室的保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.檔案室應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報告。（二）外部檢查1.接受國家有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等組織的檔案保密工作檢查，積極配合并按照要求整改存在的問題。2.對檢查中提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷完善檔案保密工作。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案保密制度規(guī)定，擅自泄露檔案信息的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案的。3.對檔案保管不善，造成檔案丟失、損壞或泄露的。4.故意涂改、偽造、銷毀檔案的。5.其他違反檔案保密制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對違反檔案保密制度規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、記大過、