PAGE私人檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司私人檔案的管理，確保私人檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部人員所產(chǎn)生的私人檔案。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.完整性原則：保證私人檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息。4.便利性原則：在確保安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查詢、借閱等服務(wù)，滿足合理需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善私人檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司私人檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案有序存放。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，保證檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查詢、借閱、歸還等手續(xù)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。7.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門私人檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的真實(shí)性和規(guī)范性。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類檔案資料，按照公司要求及時(shí)歸檔。2.配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造個(gè)人檔案資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.入職檔案：包括員工入職申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、勞動(dòng)合同等。2.培訓(xùn)檔案：記錄員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。3.績(jī)效檔案：涵蓋員工績(jī)效考核表、績(jī)效評(píng)估報(bào)告、獎(jiǎng)懲記錄等。4.薪酬檔案：包含工資條、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、薪酬調(diào)整記錄等。5.醫(yī)療檔案：?jiǎn)T工的體檢報(bào)告、病假記錄、工傷報(bào)告等。6.離職檔案：離職申請(qǐng)表及相關(guān)審批文件、離職交接清單等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用八位數(shù)字編碼，前四位表示檔案類別代碼，后四位為流水號(hào)。2.入職檔案：000100993.培訓(xùn)檔案：010001994.績(jī)效檔案：020002995.薪酬檔案：030003996.醫(yī)療檔案：040004997.離職檔案：05000599四、檔案收集與整理（一）收集范圍確定1.檔案管理部門根據(jù)檔案分類，明確各部門應(yīng)收集的私人檔案范圍，并定期發(fā)布通知。2.各部門應(yīng)按照通知要求，及時(shí)收集本部門員工及相關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)人員的檔案資料。（二）收集時(shí)間要求1.新員工入職后，所在部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將入職檔案收集齊全并移交至檔案管理部門。2.培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)組織部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將培訓(xùn)檔案移交至檔案管理部門。3.績(jī)效考核周期結(jié)束后，人力資源部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將績(jī)效檔案移交至檔案管理部門。4.薪酬發(fā)放后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將薪酬檔案整理歸檔，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。5.員工發(fā)生醫(yī)療相關(guān)情況后，所在部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將醫(yī)療檔案移交至檔案管理部門。6.員工離職手續(xù)辦理完畢后，所在部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將離職檔案移交至檔案管理部門。（三）整理要求1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、完整，無(wú)缺頁(yè)、破損等情況。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并編制檔案目錄。4.將檔案裝訂成冊(cè)，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒存放，確保檔案整齊有序。五、檔案保管與安全（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效檔案、薪酬檔案、醫(yī)療檔案等長(zhǎng)期保存。2.離職檔案自離職手續(xù)辦理完畢之日起保存[X]年。（三）安全管理措施1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案的電子備份工作，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、檔案查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢本人檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢?nèi)诵彰?、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容等。3.除員工本人外，其他人員查詢私人檔案須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《私人檔案查詢申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明查詢?nèi)诵彰?、單位、查詢?cè)?、查詢?nèi)容等。4.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查詢范圍，不得泄露涉及個(gè)人隱私的信息。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱本人檔案的，應(yīng)填寫《私人檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，須重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、銷毀檔案資料。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.在借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。5.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司私人檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與公司簽訂保密協(xié)議。檔案管理部門應(yīng)按照協(xié)議要求，嚴(yán)格控制借閱范圍和期限，并做好借閱記錄。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期限雖未屆滿，但已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，也可進(jìn)行銷毀。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，逐份簽署鑒定意見。3.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，編制《私人檔案銷毀清冊(cè)》。清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行備份驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（五）銷毀記錄銷毀工作完成后，檔案管理