PAGE交安委檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交安委檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于交安委檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用。（三）管理職責(zé)1.檔案室負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱登記等。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案室。3.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，負(fù)責(zé)檔案管理的具體操作和維護(hù)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與交通安全相關(guān)的文件、通知、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。2.交安委工作中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.交通安全檢查、事故調(diào)查處理等工作中產(chǎn)生的資料、記錄、報告等。4.涉及交通安全的培訓(xùn)資料、宣傳資料、活動記錄等。5.其他與交通安全相關(guān)的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，并按照要求進(jìn)行整理。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案室。3.收集的檔案資料應(yīng)保持完整、真實(shí)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.按照檔案的類別進(jìn)行分類，如綜合類、交通安全法規(guī)類、事故處理類、宣傳教育類等。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等。三、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度產(chǎn)生的檔案資料移交檔案室。2.對于臨時性工作或?qū)ｍ?xiàng)活動產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交檔案室。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案資料移交檔案室。2.檔案室接收檔案資料后，按照整理要求進(jìn)行核對、補(bǔ)充和完善，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。3.檔案室將歸檔后的檔案資料按照編號順序上架存放，并更新檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，保持清潔衛(wèi)生。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材和防蟲藥品。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括上級重要文件、交安委重大決策文件、事故處理的重要資料等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性文件、工作計劃、總結(jié)等。4.短期保管期限為[X]年，包括臨時性文件、一般性活動記錄等。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。（四）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)交安委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全和保密。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。五、檔案的查閱利用（一）查閱權(quán)限1.交安委內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)交安委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)印、拍照或傳播。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請表到檔案室查閱檔案。3.檔案室工作人員根據(jù)申請表提供檔案，并在《檔案查閱登記薄》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)符合法律法規(guī)和交安委的相關(guān)規(guī)定。2.利用檔案時不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.如需將檔案帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)交安委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，到期應(yīng)及時歸還。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.將檔案管理納入信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲和管理。（二）電子檔案管理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照檔案類別和編號進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化系統(tǒng)使用1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作，提高工作效率和管理水平。3.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，具有良好的保密意識。3.熟練掌握計算機(jī)操作技能，能夠運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱登記等。2.對檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案目錄和索引。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時更新檔案信息。5.為檔案查閱利用人員提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。6.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問