PAGE數(shù)據(jù)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本數(shù)據(jù)公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本數(shù)據(jù)公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指本公司在經(jīng)營管理、業(yè)務活動、技術研發(fā)等過程中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內容真實可靠，如實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的全面、系統(tǒng)，涵蓋公司工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工和相關部門查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司檔案。3.建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡，指導、監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務培訓。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司經(jīng)營決策、業(yè)務活動、項目研發(fā)等提供檔案信息支持和服務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時向綜合管理部門移交應歸檔的檔案。4.積極配合綜合管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.熟悉檔案內容，掌握檔案檢索方法，積極為公司各部門提供檔案利用服務。5.按照規(guī)定及時做好檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作。6.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的文件，包括年度計劃、總結、報告、通知、會議紀要等。3.各類合同協(xié)議，如業(yè)務合同、采購合同、租賃合同、技術合同等。4.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調動等相關資料。6.項目檔案，涵蓋項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目文檔、驗收報告等。7.技術研發(fā)檔案，如技術方案、設計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、技術總結等。8.市場營銷檔案，包括市場調研報告、客戶資料、營銷活動策劃與執(zhí)行資料等。9.行政事務檔案，如辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)清單、車輛管理資料等。10.其他具有保存價值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于重要的文件和資料，應同時收集紙質版和電子版，確保檔案信息的一致性。4.收集的檔案應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術、產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、財務管理、人力資源管理等類別，每類再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號規(guī)則。例如，可以采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進行編號。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內容和存放位置，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保護檔案的原貌，不得對檔案內容進行裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，如辦公區(qū)、整理區(qū)、存儲區(qū)等，確保檔案管理工作有序進行。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應按照分類、編號順序存放于檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲地點應選擇在不同的地理位置，以防止因自然災害等原因導致數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的紙質檔案和電子檔案，應采取加密、封存等特殊保管措施，防止檔案信息泄露。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司實際情況進行，確保檔案的保存價值得到充分體現(xiàn)。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況符合要求。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管期限、存儲狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行處理，如補充缺失檔案、修正錯誤信息、調整保管期限等。4.清查結束后，應編制檔案清查報告，如實反映檔案清查情況，并提出改進措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后，予以銷毀。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，即使已過保管期限，也應按照保密規(guī)定進行妥善處理，不得隨意銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行初步篩選，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時間、保管期限、銷毀原因等內容。3.將《檔案銷毀申請表》提交檔案鑒定小組進行審核。檔案鑒定小組應組織相關人員對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定是否予以銷毀。4.經(jīng)檔案鑒定小組審核批準的檔案銷毀申請，由檔案管理人員負責組織實施銷毀工作。（四）銷毀方式1.對于紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對于電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術手段進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底清除。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作規(guī)范、徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀完畢后，應編制《檔案銷毀清冊》，記錄檔案銷毀的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并將《檔案銷毀清冊》與《檔案銷毀申請表》一同歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.合理利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為公司各項工作提供支持和服務。3.審批登記原則：檔案利用應履行審批登記手續(xù)，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門檔案管理人員應根據(jù)申請內容提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如需摘錄或復制檔案內容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途、復制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制檔案應加蓋“復制章”，并注明復制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內容包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、利用檔案名稱及編號、查閱期限、歸還日期、復制份數(shù)等。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務水平。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全性和保密性。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案。數(shù)字化過程中應確保檔案內容的準確性和完整性，掃描分辨率應符合相關標準要求。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)錄入應準確無誤，確保檔案信息的一致性和可檢索性。3.系統(tǒng)管理：對檔案信息化管理系統(tǒng)進行日常維護和管理，包括系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)備份、用戶權限設置等。定期檢查系統(tǒng)運行情況，及時處理系統(tǒng)故障和問題。4.檢索利用：通過檔案信息化管理系統(tǒng)提供的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。利用人員可以根據(jù)檔案的類別、編號、關鍵詞等進行檢索，系統(tǒng)應提供多種檢索方式，如簡單檢索、高級檢索等，以滿足不同用戶的需求。同時，系統(tǒng)應支持在線查閱、下載、打印等功能，方便用戶利用檔案。（三）信息安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息安全的管理和監(jiān)督。