PAGE機(jī)關(guān)查借閱檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位因工作需要查借閱檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.堅(jiān)持方便利用與確保安全相結(jié)合的原則，在保障檔案安全的前提下，為檔案利用者提供便捷服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本機(jī)關(guān)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，并具體承辦檔案查借閱事宜。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理，確保檔案的整理規(guī)范、存放有序、安全完好。2.熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，為查借閱人員提供準(zhǔn)確的檔案信息和服務(wù)。3.嚴(yán)格按照查借閱制度辦理檔案查借閱手續(xù)，對(duì)查借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。4.對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保檔案無缺失、損壞等情況。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案查借閱范圍（一）可查閱檔案范圍1.本機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)工作、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事任免等方面的檔案。2.經(jīng)檔案管理部門審核同意，與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的外部單位提供的檔案資料。（二）可借閱檔案范圍1.因工作需要確需借閱的檔案，一般僅限本機(jī)關(guān)內(nèi)部人員借閱。2.借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還。（三）限制查借閱檔案范圍1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。2.正在辦理過程中的重要文件、資料，在規(guī)定的保密期限內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。四、檔案查借閱程序（一）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定查閱檔案的范圍和地點(diǎn)，并安排專人協(xié)助查閱。4.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審批意見，確定是否同意借閱，并明確借閱期限和歸還日期。4.借閱人憑審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并填寫《檔案借閱登記表》，雙方簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。6.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。7.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，如有缺失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案查借閱期限（一）查閱期限一般檔案的查閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長查閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱期限借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如因工作需要確需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后最長不超過[X]個(gè)工作日。六、檔案查借閱登記與統(tǒng)計(jì)（一）登記要求檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查借閱登記制度，對(duì)每一次查借閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查借閱日期、查借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、查閱或借閱目的、審批意見、歸還日期等信息。（二）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案查借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括查借閱檔案的種類、數(shù)量、利用頻率、查借閱人員分布等信息，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。通過統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)了解檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理，嚴(yán)格門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。2.在檔案查借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查借閱情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括查借閱手續(xù)是否齊全、檔案利用是否符合規(guī)定、檔案是否安全完整等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）考核評(píng)價(jià)建立檔案利用考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及所屬單位的檔案利用情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案查借閱次數(shù)、檔案利用效果、檔案管理工作配合度等方