PAGE檔案庫房管理制度模板一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案庫房的管理工作，包括各類文件、資料、合同、報表等檔案的存儲、保管和維護。（三）管理原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、整理、存儲和保管。3.方便利用原則：便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全、衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司各部門提供檔案服務(wù)。5.負責對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整和準確。3.負責檔案庫房的日常管理工作，定期檢查庫房的安全、衛(wèi)生、溫濕度等情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用記錄。5.負責對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）其他部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。3.各部門應(yīng)加強對本部門檔案的管理，確保檔案的安全和完整。三、檔案庫房建設(shè)與布局（一）庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和污染源的地方。（二）庫房面積檔案庫房的面積應(yīng)根據(jù)公司檔案的數(shù)量和未來發(fā)展的需要合理確定，確保檔案有足夠的存儲空間。（三）庫房布局檔案庫房應(yīng)分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當?shù)木嚯x，便于檔案的管理和利用。1.檔案存儲區(qū)：應(yīng)設(shè)置檔案密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放。2.整理區(qū)：應(yīng)設(shè)置辦公桌、電腦、打印機等設(shè)備，用于檔案的整理、裝訂、編目等工作。3.查閱區(qū)：應(yīng)設(shè)置查閱桌椅、電腦等設(shè)備，為檔案查閱人員提供方便。4.辦公區(qū)：應(yīng)設(shè)置辦公桌、電腦、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，為檔案管理人員提供辦公場所。（四）庫房設(shè)施1.消防設(shè)施：應(yīng)配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)、消火栓、滅火器等消防設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保消防設(shè)施的正常運行。2.防盜設(shè)施：應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等防盜設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保防盜設(shè)施的正常運行。3.溫濕度控制設(shè)施：應(yīng)安裝空調(diào)、除濕機、加濕器等溫濕度控制設(shè)施，將庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.防蟲防鼠設(shè)施：應(yīng)安裝防蟲網(wǎng)、防鼠板、鼠夾、鼠藥等防蟲防鼠設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保防蟲防鼠設(shè)施的正常運行。5.通風設(shè)施：應(yīng)安裝通風設(shè)備，保持庫房內(nèi)空氣流通，防止檔案受潮發(fā)霉。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門形成的各類文件、資料、合同、報表等檔案，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整和準確。3.對于重要的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時進行收集和整理，確保檔案的安全和完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制檔案目錄。2.檔案應(yīng)進行裝訂、編目、編號等處理，確保檔案的整齊和規(guī)范。3.對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，存放在檔案密集架、檔案柜等存儲設(shè)備中。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行。3.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，不得與其他物品混存。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整和準確。2.檔案應(yīng)按照保管期限進行分類保管，對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.檔案應(yīng)進行防潮、防蟲、防鼠、防火、防盜等處理，確保檔案的安全和完整。4.檔案管理人員應(yīng)保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好檔案查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱區(qū)域。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為借閱人員提供檔案借閱服務(wù)，并做好檔案借閱記錄。3.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得逾期借閱。4.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負責人和檔案管理人員參加。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素進行綜合分析，確定檔案的保管期限和價值。4.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負責人和檔案管理人員參加。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和徹底。5.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)采用掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量和準確性。3.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)注意保護檔案的安全和機密，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案數(shù)據(jù)庫管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類存儲和管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案數(shù)據(jù)庫的管理，定期進行維護和更新，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性。（三）檔案信息化利用1.檔案管理部門應(yīng)利用檔案信息化技術(shù)，為公司各部門提供檔案查閱、借閱、統(tǒng)計等服務(wù)。2.公司各部門應(yīng)通過檔案信息化系統(tǒng)查閱、借閱檔案，提高工作效率。3.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案信息化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運行。九、檔案庫房安全管理（一）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案庫房安全管理制度，明確安全責任，加強安全管理。2.檔案庫房安全管理制度應(yīng)包括庫房出入管理制度、消防安全管理制度、防盜安全管理制度、溫濕度控制管理制度、防蟲防鼠管理制度等。（二）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.安全檢查應(yīng)包括庫房設(shè)施設(shè)備檢查、檔案存儲情況檢查、溫濕度控制情況檢查、消防安全檢查、防盜安全檢查等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時采取措施進行整改，確保檔案庫房的安全。（三）安全培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理