PAGE設(shè)計(jì)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計(jì)部所有檔案的管理，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、項(xiàng)目文檔、客戶(hù)資料、往來(lái)文件等。（三）管理職責(zé)1.設(shè)計(jì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司整體要求和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保檔案的安全和完整。3.各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目相關(guān)檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理員歸檔。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則，設(shè)計(jì)部所有檔案由檔案管理員集中管理。2.真實(shí)性原則，確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映設(shè)計(jì)工作實(shí)際情況。3.完整性原則，保證檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.設(shè)計(jì)圖紙類(lèi)包括各類(lèi)設(shè)計(jì)方案圖紙、施工圖、效果圖等。2.項(xiàng)目文檔類(lèi)項(xiàng)目策劃書(shū)、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告（含設(shè)計(jì)進(jìn)度、溝通會(huì)議紀(jì)要等）、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。3.客戶(hù)資料類(lèi)客戶(hù)基本信息、客戶(hù)需求文檔、客戶(hù)反饋意見(jiàn)等。4.往來(lái)文件類(lèi)與供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門(mén)等的往來(lái)函件、合同協(xié)議等。5.其他類(lèi)如培訓(xùn)資料、獲獎(jiǎng)證書(shū)、行業(yè)參考資料等。（二）編號(hào)1.采用分類(lèi)編號(hào)法，每類(lèi)檔案給予一個(gè)固定的編號(hào)。設(shè)計(jì)圖紙類(lèi)：以“TZ”開(kāi)頭，后面依次為項(xiàng)目編號(hào)、圖紙序號(hào)。例如：TZ00101，表示001項(xiàng)目的第01張圖紙。項(xiàng)目文檔類(lèi)：以“WD”開(kāi)頭，后面為項(xiàng)目編號(hào)。例如：WD001，表示001項(xiàng)目的文檔?？蛻?hù)資料類(lèi)：以“KH”開(kāi)頭，后面為客戶(hù)編號(hào)。例如：KH001，表示001客戶(hù)的資料。往來(lái)文件類(lèi)：以“WL”開(kāi)頭，后面為文件序號(hào)。例如：WL001，表示第001號(hào)往來(lái)文件。其他類(lèi)：以“QT”開(kāi)頭，后面為資料序號(hào)。例如：QT001，表示第001號(hào)其他資料。2.項(xiàng)目編號(hào)根據(jù)公司項(xiàng)目管理規(guī)定進(jìn)行編制，確保每個(gè)項(xiàng)目有唯一的編號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，包括但不限于設(shè)計(jì)過(guò)程中的草圖、修改記錄、與客戶(hù)溝通的郵件、會(huì)議紀(jì)要等。2.檔案管理員定期提醒各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交檔案資料，并對(duì)收集情況進(jìn)行跟蹤。3.對(duì)于外部接收的文件，如供應(yīng)商提供的資料、政府部門(mén)的通知等，由相關(guān)接收人員及時(shí)交予檔案管理員。（二）整理1.檔案管理員收到檔案資料后，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單。3.對(duì)設(shè)計(jì)圖紙類(lèi)檔案，應(yīng)確保圖紙清晰、完整，標(biāo)注準(zhǔn)確，按順序裝訂成冊(cè)，并在圖紙上加蓋檔案章。4.對(duì)項(xiàng)目文檔類(lèi)檔案，應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，整理成卷，并編寫(xiě)頁(yè)碼。5.對(duì)客戶(hù)資料類(lèi)檔案，應(yīng)建立客戶(hù)檔案袋，將相關(guān)資料分類(lèi)裝入檔案袋，并在檔案袋上標(biāo)注客戶(hù)編號(hào)和檔案內(nèi)容。6.對(duì)往來(lái)文件類(lèi)檔案，應(yīng)按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行整理，重要文件應(yīng)單獨(dú)編號(hào)保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理員在完成檔案整理后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照分類(lèi)順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案分類(lèi)對(duì)應(yīng)，文件名應(yīng)與檔案編號(hào)一致，并注明檔案名稱(chēng)和日期。（二）保管1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、霉變等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，檔案管理員離開(kāi)時(shí)應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉，設(shè)備斷電。5.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等特殊措施，防止信息泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所提供檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案不被損壞、涂改或帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)另行填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)設(shè)計(jì)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在借閱登記冊(cè)上注銷(xiāo)登記。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由設(shè)計(jì)部經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理員等組成，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審核。3.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、使用頻率等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值且經(jīng)過(guò)鑒定小組批準(zhǔn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。3.電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、檔案名稱(chēng)和編號(hào)、銷(xiāo)毀方式等信息，記錄由檔案管理員保存。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.設(shè)計(jì)部應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的查閱、借閱、修改等權(quán)限。3.系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)n案的基本信息、分類(lèi)編號(hào)、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提供快速檢索功能，方便用戶(hù)查找所需檔案。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理員應(yīng)及時(shí)將新形成的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。2.定