PAGE欠款客戶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)欠款客戶的管理，規(guī)范欠款客戶檔案的建立、維護(hù)和使用，有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及欠款客戶的業(yè)務(wù)往來(lái)及相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保欠款客戶檔案管理工作合法、合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋欠款客戶的基本信息、交易記錄、欠款情況、信用評(píng)估等方面，全面反映客戶狀況。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保對(duì)欠款客戶的分析和決策依據(jù)可靠。4.保密性原則：對(duì)欠款客戶檔案中的敏感信息予以保密，防止信息泄露。二、欠款客戶檔案的建立（一）檔案內(nèi)容1.基本信息客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)、稅務(wù)登記號(hào)等相關(guān)證照號(hào)碼?？蛻纛愋停ㄈ缙髽I(yè)、個(gè)體工商戶等）及所屬行業(yè)。2.交易記錄與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的起始時(shí)間、交易頻率。每次交易的合同編號(hào)、簽訂日期、交易內(nèi)容、金額、交貨時(shí)間、付款方式等詳細(xì)信息。交易過(guò)程中的溝通記錄，如郵件、傳真、電話記錄等。3.欠款情況欠款金額、欠款起始日期、逾期天數(shù)。已還款金額、還款日期及還款方式。欠款明細(xì)，包括每筆欠款對(duì)應(yīng)的交易合同及金額。4.信用評(píng)估定期對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)可參考客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定性、信用記錄等因素。信用評(píng)級(jí)結(jié)果及相應(yīng)的信用風(fēng)險(xiǎn)提示?？蛻粜庞脿顩r的動(dòng)態(tài)變化記錄，如重大經(jīng)營(yíng)變動(dòng)、涉訴情況等。5.其他信息客戶的銀行賬戶信息，包括開(kāi)戶行、賬號(hào)等。擔(dān)保情況，如有擔(dān)保，記錄擔(dān)保人信息、擔(dān)保方式及擔(dān)保金額。其他與欠款相關(guān)的重要信息，如客戶的資產(chǎn)狀況、經(jīng)營(yíng)困境等。（二）建立流程1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集：業(yè)務(wù)人員在與客戶開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集客戶的基本信息、交易記錄等資料，并在業(yè)務(wù)發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核錄入：檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的資料后，進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)信息錄入欠款客戶檔案系統(tǒng)，并按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行分類整理和歸檔。3.動(dòng)態(tài)更新：隨著業(yè)務(wù)的持續(xù)開(kāi)展和客戶情況的變化，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將新的交易信息、欠款變動(dòng)等情況反饋給檔案管理部門，檔案管理部門在接到反饋后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案的更新。三、欠款客戶檔案的維護(hù)（一）定期檢查1.檔案管理部門每月對(duì)欠款客戶檔案進(jìn)行一次定期檢查，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料是否齊全、信息是否更新及時(shí)、文件是否妥善保管等。（二）信息更新1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注欠款客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況等變化情況，如發(fā)現(xiàn)客戶有重大變動(dòng)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)通知檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，及時(shí)更新欠款客戶檔案中的相關(guān)內(nèi)容，確保檔案信息與實(shí)際情況保持一致。（三）安全保管1.欠款客戶檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案借閱制度，限制無(wú)關(guān)人員接觸欠款客戶檔案。借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案是否完好無(wú)損。四、欠款客戶檔案的使用（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.業(yè)務(wù)部門在與欠款客戶開(kāi)展新業(yè)務(wù)前，應(yīng)查閱欠款客戶檔案，了解客戶的信用狀況和欠款歷史，評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，業(yè)務(wù)部門制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如調(diào)整交易方式、增加擔(dān)保要求等。（二）催款決策1.財(cái)務(wù)部門在制定催款計(jì)劃時(shí)，應(yīng)參考欠款客戶檔案中的欠款情況、還款記錄等信息，分析客戶的還款能力和還款意愿。2.根據(jù)分析結(jié)果，財(cái)務(wù)部門確定合理的催款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等，并將催款情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。（三）法律訴訟支持1.當(dāng)公司決定對(duì)欠款客戶提起法律訴訟時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提供欠款客戶檔案中的相關(guān)資料，作為訴訟證據(jù)。2.業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門根據(jù)檔案資料，整理案件事實(shí)和證據(jù)鏈條，制定訴訟策略，確保公司在法律訴訟中能夠維護(hù)自身合法權(quán)益。五、欠款客戶檔案的保密（一）保密責(zé)任1.公司所有接觸欠款客戶檔案的人員均負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案中的任何信息。2.檔案管理部門應(yīng)與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。（二）保密措施1.對(duì)欠款客戶檔案中的敏感信息，如客戶的財(cái)務(wù)狀況、銀行賬戶信息等，應(yīng)進(jìn)行加密處理。2.限制檔案查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在專門的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得私自復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息安全。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有人員違反欠款客戶檔案保密制度，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因信息泄露給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。六、欠款客戶檔案的銷毀（一）銷毀條件1.欠款客戶已全額償還欠款，且在一定期限內(nèi)（如[X]年）未再與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)。2.檔案資料已超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《欠款客戶檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄資料應(yīng)保存[X]年。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)欠款客戶檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案建立、維護(hù)、使用、保密等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.建立欠款客戶檔案管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案信息完整性、準(zhǔn)確性、更新及時(shí)性、催款效果等方面。3.根