PAGE綜合部檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司綜合部檔案的借閱管理，包括但不限于各類文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、人事檔案等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的合理需求。二、檔案借閱申請(qǐng)（一）借閱主體公司內(nèi)部各部門員工、因工作需要查閱檔案的外部單位人員（需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。（二）申請(qǐng)流程1.公司內(nèi)部員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行合理性審查。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至綜合部檔案管理人員。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要借閱檔案，可先電話向綜合部檔案管理人員說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先行借閱，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦借閱申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，綜合部檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、檔案借閱審批（一）審批權(quán)限1.一般檔案的借閱，由綜合部檔案管理人員進(jìn)行審批。2.重要檔案、機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司核心機(jī)密的檔案借閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（二）審批流程1.綜合部檔案管理人員收到借閱申請(qǐng)表后進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)表填寫(xiě)是否完整、借閱目的是否合理等。2.根據(jù)審批權(quán)限，將申請(qǐng)表提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。（三）審批時(shí)間對(duì)于一般檔案借閱申請(qǐng)，審批時(shí)間原則上不超過(guò)一個(gè)工作日；對(duì)于重要檔案、機(jī)密檔案借閱申請(qǐng)，審批時(shí)間根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作安排確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)三個(gè)工作日。四、檔案借閱登記（一）登記內(nèi)容1.檔案借閱登記表應(yīng)詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期、審批意見(jiàn)、實(shí)際歸還日期等信息。2.對(duì)于外部單位人員借閱檔案，還應(yīng)記錄其單位名稱、聯(lián)系方式等。（二）登記方式1.檔案借閱登記采用紙質(zhì)表格和電子表格相結(jié)合的方式，紙質(zhì)表格由檔案管理人員留存，電子表格用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和查詢。2.每次檔案借閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)在登記表上進(jìn)行詳細(xì)登記，并確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案借閱期限（一）一般規(guī)定1.普通檔案的借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向綜合部檔案管理人員說(shuō)明原因，并辦理延期手續(xù)。2.重要檔案、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）延期手續(xù)1.如需延長(zhǎng)檔案借閱期限，借閱人應(yīng)在原預(yù)計(jì)歸還日期前[X]個(gè)工作日向綜合部檔案管理人員提交《檔案借閱延期申請(qǐng)表》，注明延期原因及延長(zhǎng)后的歸還日期。2.綜合部檔案管理人員對(duì)延期申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在借閱登記表上注明延期信息。六、檔案借閱歸還（一）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還檔案，不得逾期。如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)，并確保檔案的安全和完整。2.歸還的檔案應(yīng)保持原貌，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標(biāo)注、增刪等。如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）歸還流程1.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)將檔案當(dāng)面交至綜合部檔案管理人員，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)歸還日期。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否齊全、完整，有無(wú)損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并查明原因。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員將歸還的檔案妥善保管，并在借閱登記表上注明歸還情況。七、檔案借閱保密（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.綜合部檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行保密，不得擅自將借閱信息透露給他人。（二）保密措施1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得將檔案帶出公司規(guī)定的借閱場(chǎng)所（如確需帶出，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要安全措施）。2.在查閱檔案過(guò)程中，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，并確保復(fù)印件和摘抄件的安全保管，不得隨意傳播。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)在專用的保密場(chǎng)所進(jìn)行查閱，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案，不得留存副本或摘抄件。八、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.綜合部負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案借閱登記、審批、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案借閱申請(qǐng)表填寫(xiě)是否規(guī)范、完整，審批手續(xù)是否齊全。2.核對(duì)檔案借閱登記信息與實(shí)際借閱情況是否一致，借閱期限是否符合規(guī)定。3.檢查歸還檔案是否齊全、完整，有無(wú)損壞等情況，借閱人是否履行簽字確認(rèn)手續(xù)。4.抽查借閱人對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況，有無(wú)違規(guī)泄露檔案信息的行為。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，綜合部應(yīng)及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對(duì)違反檔案借閱制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等；如因違規(guī)行為給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。九、檔案借閱賠償（一）賠償情形1.借閱人因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，應(yīng)按照檔案的重要程度、損失大小等情況進(jìn)行賠償。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將檔案帶出公司規(guī)定場(chǎng)所，造成檔案丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。3.擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、增刪檔案內(nèi)容，導(dǎo)致檔案失去完整性或真實(shí)性的，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)恢復(fù)原狀或賠償相應(yīng)損失。（二）賠償標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)于一般檔案，賠償標(biāo)準(zhǔn)按照檔案重新制作所需費(fèi)用或評(píng)估價(jià)值確定。2.對(duì)于重要檔案、機(jī)密檔案，賠償標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)其對(duì)公司的重要性和可能造成的損失程度進(jìn)行評(píng)估確定，賠償金額原則上不低于檔案價(jià)值的[X]%。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)等關(guān)鍵信息的檔案，賠償標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況另行確定，必要時(shí)可通過(guò)法律途徑追究借閱人的法律責(zé)任。（三）賠償程序1.綜合部檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失后，應(yīng)及時(shí)向綜合部負(fù)責(zé)人報(bào)告，并開(kāi)展調(diào)查工作，確定責(zé)任人和損失情況。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，向借閱人發(fā)出《檔案賠償通知書(shū)》，明確賠償金額、賠償方式及支付期限等要求。3.借閱人應(yīng)在接到賠償通知書(shū)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，按照要求支付賠償費(fèi)用。如對(duì)賠償金額或責(zé)任認(rèn)定有異議，