PAGE金科地產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)金科地產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于金科地產(chǎn)總部及各下屬公司、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步整理，確保其齊全、完整。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理文件等。2.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，營(yíng)銷策劃方案，銷售合同，客戶資料等。4.工程管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件，工程規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，工程招投標(biāo)文件，工程施工圖紙，工程進(jìn)度報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收文件等。5.法務(wù)合規(guī)類：包括合同審查文件，訴訟、仲裁文件，合規(guī)檢查報(bào)告，法律意見書等。6.其他類：包括公司榮譽(yù)證書，企業(yè)文化建設(shè)文件，對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案編號(hào)檔案管理部門對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。2.首位字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類，“F”表示財(cái)務(wù)管理類等。3.后面的數(shù)字按照檔案形成時(shí)間順序或重要程度依次排列。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在履行職能過程中形成的文件材料。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司參與的項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料。4.公司在各類會(huì)議、活動(dòng)中形成的文件材料。5.公司員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保無遺漏。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后立即收集，并確保其原件的完整性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每類文件材料進(jìn)行排序，一般按照文件形成時(shí)間先后順序排列，重要文件在前。3.去除文件材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對(duì)破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、市場(chǎng)營(yíng)銷類等檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.工程管理類檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.法務(wù)合規(guī)類檔案，應(yīng)在案件處理完畢后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.核對(duì)無誤后，檔案管理部門按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行上架保管，并在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：包括公司重要會(huì)議文件、重要合同協(xié)議、重要財(cái)務(wù)報(bào)表等。保管期限為10年的檔案：包括一般性的行政文件、業(yè)務(wù)文件等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人需求，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案信息咨詢服務(wù)。2.根據(jù)公司工作需要，整理和匯編相關(guān)檔案資料，形成專題檔案，供公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門參考。3.對(duì)于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的檔案，應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)信息支持，為公司決策提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，并形成鑒定意見書。2.鑒定意見書經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子圖像，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.用戶權(quán)限管理：在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。4.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制