PAGE產(chǎn)品檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品檔案管理，確保產(chǎn)品檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等各環(huán)節(jié)的有效運(yùn)作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有產(chǎn)品從立項(xiàng)、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售到售后服務(wù)全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）定義1.產(chǎn)品檔案：指公司在產(chǎn)品相關(guān)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理產(chǎn)品檔案的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：產(chǎn)品檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映產(chǎn)品的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則：產(chǎn)品相關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、產(chǎn)品檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.立項(xiàng)檔案：包括產(chǎn)品立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。2.研發(fā)檔案：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研發(fā)過程記錄等。3.生產(chǎn)檔案：有生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、原材料采購記錄等。4.銷售檔案：包含產(chǎn)品銷售合同、銷售記錄、客戶信息等。5.售后檔案：如售后服務(wù)記錄、維修記錄、客戶投訴處理記錄等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則以產(chǎn)品型號(hào)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如：[產(chǎn)品型號(hào)][檔案類別代碼][流水號(hào)]。2.檔案類別代碼立項(xiàng)檔案：LX研發(fā)檔案：YF生產(chǎn)檔案：SC銷售檔案：XS售后檔案：SH3.流水號(hào)按照檔案形成時(shí)間順序依次編排，從001開始。三、產(chǎn)品檔案的收集（一）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門在產(chǎn)品相關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料的收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的檔案資料進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）收集范圍1.立項(xiàng)階段：立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件等。2.研發(fā)階段：產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試記錄等。3.生產(chǎn)階段：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、原材料采購合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)過程記錄等。4.銷售階段：銷售合同、銷售訂單、客戶信息、市場(chǎng)推廣資料等。5.售后階段：售后服務(wù)記錄、維修記錄、客戶投訴處理記錄、產(chǎn)品召回記錄等。（三）收集時(shí)間要求1.各部門應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急情況產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交，確保檔案的及時(shí)性和完整性。四、產(chǎn)品檔案的整理（一）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.去除重復(fù)、無效的資料，對(duì)破損、褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理步驟1.分類：按照檔案類別將收集到的資料進(jìn)行分類。2.排序：在每類檔案中，按照時(shí)間順序或重要程度對(duì)資料進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。五、產(chǎn)品檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案庫，按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司核心技術(shù)、重大決策、重要合同等具有長期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：根據(jù)產(chǎn)品的生命周期和實(shí)際情況，確定保管期限為[X]年、[X]年等。保管期滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管的產(chǎn)品檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成鑒定報(bào)告，作為檔案銷毀或繼續(xù)保管的依據(jù)。六、產(chǎn)品檔案的利用（一）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱產(chǎn)品檔案的，應(yīng)填寫《產(chǎn)品檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料，如需摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保完整無損。（三）借閱規(guī)定1.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查。（四）特殊利用1.因工作需要將產(chǎn)品檔案帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。2.涉及公司商業(yè)秘密或機(jī)密信息的產(chǎn)品檔案，利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保信息安全。七、產(chǎn)品檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機(jī)密信息的產(chǎn)品檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止檔案信息泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。3.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、產(chǎn)品檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿且經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的產(chǎn)品檔案。2.因不可抗力等原因造成檔案損壞無法修復(fù)，且已無利用價(jià)值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《產(chǎn)品檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《產(chǎn)品檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）銷毀記錄銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、