PAGE綜合檔案館接收檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本綜合檔案館檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本接收檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本綜合檔案館接收各類組織和個(gè)人移交的檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)接收檔案，確保檔案管理工作合法合規(guī)。真實(shí)完整原則：接收的檔案應(yīng)真實(shí)反映組織或個(gè)人的歷史活動(dòng)，保持檔案的原始性和完整性。科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和利用，提高檔案管理效率和質(zhì)量。安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、接收檔案的范圍與要求（一）文書檔案1.范圍：反映本組織行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、合同協(xié)議等。2.要求：文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制準(zhǔn)確的檔號(hào)和目錄。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。（二）科技檔案1.范圍：本組織在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、工程竣工資料等。2.要求：項(xiàng)目文件應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)程同步積累，及時(shí)整理歸檔。圖紙應(yīng)折疊規(guī)范，并標(biāo)注圖號(hào)、名稱、比例等信息。電子科技檔案應(yīng)進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀。（三）人事檔案1.范圍：本組織員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資、任免、職稱、黨團(tuán)關(guān)系等方面的文件材料。2.要求：檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁涂改、偽造。按照規(guī)定的人事檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理，建立健全檔案索引。電子人事檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限。（四）會(huì)計(jì)檔案1.范圍：本組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。2.要求：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理和保管。定期裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)滿足電子檔案管理的相關(guān)要求，具備防篡改、可追溯等功能。（五）聲像檔案1.范圍：本組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大會(huì)議、重要活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的記錄。2.要求：聲像資料應(yīng)主題明確，圖像清晰，聲音清楚。注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類整理。電子聲像檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)標(biāo)注，確保長(zhǎng)期保存和利用。（六）電子檔案1.范圍：本組織在辦公自動(dòng)化、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等信息化建設(shè)過程中形成的電子文件，包括但不限于電子公文、電子報(bào)表、電子合同等。2.要求：電子文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用通用格式存儲(chǔ)。具備完善的電子文件元數(shù)據(jù)管理，確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理和利用。三、檔案接收的流程（一）移交申請(qǐng)1.各部門或個(gè)人需要向綜合檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)提前填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，注明移交檔案的類別、數(shù)量、形成時(shí)間等基本信息。2.將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后加蓋部門公章。（二）檔案整理與準(zhǔn)備1.移交部門或個(gè)人應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案整理要求，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，并編制詳細(xì)的檔案清單。2.確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案交接1.移交部門或個(gè)人與綜合檔案館指定的接收人員進(jìn)行檔案交接，雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。2.交接過程中，接收人員應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交方溝通解決。3.交接完成后，接收人員應(yīng)將檔案妥善存放至綜合檔案館的相應(yīng)庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。四、檔案接收的審核與鑒定（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查移交檔案是否符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否存在違法違規(guī)形成或保管情況。2.完整性審核：核對(duì)檔案材料是否齊全，是否涵蓋了相關(guān)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，有無缺漏。3.準(zhǔn)確性審核：審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，文字表述是否清晰。4.規(guī)范性審核：查看檔案的整理、編目、裝訂等是否符合本制度規(guī)定的規(guī)范要求。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定：根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。2.價(jià)值鑒定：對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，判斷其是否具有保存意義，對(duì)于價(jià)值不大或重復(fù)、無保存必要的檔案，可提出相應(yīng)處理意見。（三）審核與鑒定程序1.綜合檔案館接收檔案后，組織專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行審核與鑒定。2.審核與鑒定人員應(yīng)詳細(xì)填寫審核與鑒定意見，形成《檔案審核與鑒定報(bào)告》。3.對(duì)于審核與鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給移交部門或個(gè)人，要求其限期整改。整改完成后重新進(jìn)行審核與鑒定，直至符合要求。五、檔案接收后的管理（一）分類存放1.將接收的檔案按照不同類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案存放秩序。2.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案盒、光盤存儲(chǔ)柜等，確保檔案存放安全、有序。（二）編目與檢索1.根據(jù)檔案分類結(jié)果，進(jìn)一步完善檔案編目工作，編制詳細(xì)的檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。2.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案目錄數(shù)據(jù)，建立高效的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。（三）數(shù)字化處理1.對(duì)具有重要價(jià)值或利用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像或文本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。2.數(shù)字化過程應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.建立健全檔案信息安全管理制度，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和訪問控制，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)