PAGE康養(yǎng)中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)康養(yǎng)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在康養(yǎng)服務(wù)、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于康養(yǎng)中心各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指康養(yǎng)中心在開(kāi)展康養(yǎng)服務(wù)、行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映康養(yǎng)中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：科學(xué)分類、編目和整理檔案，便于查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)康養(yǎng)中心設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的集中管理工作。檔案管理部門(mén)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員做好檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門(mén)應(yīng)指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類康養(yǎng)中心檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括中心的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.康養(yǎng)服務(wù)類：涵蓋入住老人檔案、護(hù)理記錄、健康檔案、康復(fù)檔案、服務(wù)合同等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)類：如培訓(xùn)資料、活動(dòng)策劃與組織記錄、對(duì)外交流合作資料等。4.設(shè)施設(shè)備類：包括設(shè)施設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)檔案、設(shè)備臺(tái)賬等。5.安全管理類：如安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則各類檔案按照以下編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)：1.一級(jí)編號(hào)：采用大寫(xiě)英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表康養(yǎng)服務(wù)類等。2.二級(jí)編號(hào)：根據(jù)檔案內(nèi)容的不同方面或時(shí)間段進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如，行政管理類中的人事檔案編號(hào)為“A1”，財(cái)務(wù)檔案編號(hào)為“A2”等。3.三級(jí)編號(hào)：對(duì)每一份具體檔案進(jìn)行流水編號(hào)，確保每份檔案編號(hào)的唯一性。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行清理和收集，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門(mén)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并移交檔案管理部門(mén)。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其文件材料的原始順序，不得隨意打亂。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。5.歸檔文件應(yīng)編制頁(yè)碼，以便于查閱和管理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，存儲(chǔ)在相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映康養(yǎng)中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)康養(yǎng)中心、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映康養(yǎng)中心一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)康養(yǎng)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：是反映康養(yǎng)中心局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)康養(yǎng)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重判定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定其存毀。2.綜合分析法：結(jié)合康養(yǎng)中心的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)和檔案利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)康養(yǎng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.為康養(yǎng)中心內(nèi)部管理、決策、服務(wù)等工作提供參考依據(jù)。2.為員工培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等提供資料支持。3.依法為有關(guān)部門(mén)和單位查閱檔案提供服務(wù)。4.在符合法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，為社會(huì)公益事業(yè)提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.重要檔案的查閱、借閱和復(fù)制，應(yīng)經(jīng)康養(yǎng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自公布檔案內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立健全康養(yǎng)中心檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編目和存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案檢索與利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱、借閱、復(fù)制等功能。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.做好檔案