PAGE電子會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.電子會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)資料，包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、電子會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.電子會(huì)計(jì)檔案管理是指對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的全生命周期管理，包括檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司電子會(huì)計(jì)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門牽頭，各相關(guān)部門配合，實(shí)行分級(jí)管理。2.規(guī)范操作、確保安全原則。嚴(yán)格按照法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理操作流程，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用。3.便于利用、服務(wù)業(yè)務(wù)原則。充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提供便捷的電子會(huì)計(jì)檔案查閱、利用渠道，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、電子會(huì)計(jì)檔案的形成與收集（一）電子會(huì)計(jì)檔案的來源1.公司財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)核算過程中直接生成的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.各業(yè)務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的電子文件，如合同、發(fā)票、審批文件等，按照規(guī)定移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行整理歸檔的。3.外部單位提供的與公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)發(fā)票等，由公司相關(guān)部門接收后移交財(cái)務(wù)部門歸檔的。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的電子文件收集齊全，并移交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門在接收電子文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，確保接收的電子文件符合歸檔要求。3.對(duì)于電子文件的格式、內(nèi)容等不符合要求的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，要求其進(jìn)行整改后再行移交。三、電子會(huì)計(jì)檔案的整理（一）整理原則1.遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子會(huì)計(jì)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于電子會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.分類。按照會(huì)計(jì)檔案的類別，將電子會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等四大類。2.編號(hào)。對(duì)每一類電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.組卷。根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間、來源等因素，將相關(guān)的電子文件組成一卷或多卷。4.編目。對(duì)每卷電子會(huì)計(jì)檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。四、電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案，如磁盤、磁帶、光盤、硬盤陣列等。2.建立電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。（二）存儲(chǔ)要求1.選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。2.對(duì)電子存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案丟失或損壞。3.采用異地存儲(chǔ)的方式，將電子會(huì)計(jì)檔案的副本存儲(chǔ)在不同地理位置的服務(wù)器上，以防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е码娮訒?huì)計(jì)檔案丟失。五、電子會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。2.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般為10年或永久保存。（二）保管措施1.建立電子會(huì)計(jì)檔案保管制度，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期備份，備份周期根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度備份一次。3.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度、防火、防盜、防蟲等條件符合要求。4.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的查閱、利用等情況進(jìn)行記錄，以備審計(jì)和檢查。六、電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.外部單位查閱電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有合法有效的證明文件，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱要求1.查閱電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將電子會(huì)計(jì)檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用公司規(guī)定的查閱工具，不得對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改、刪除、復(fù)制等操作。3.查閱人員應(yīng)在查閱記錄上簽字，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可利用。2.外部單位利用電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司相關(guān)部門提供必要的協(xié)助。七、電子會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.成立電子會(huì)計(jì)檔案鑒定小組，由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限、重要性、利用情況等因素，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)已鑒定為無保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀電子會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)編制電子會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。3.電子會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。4.銷毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進(jìn)行銷毀，確保電子會(huì)計(jì)檔案無