PAGE檔案調（借）閱制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的管理，規(guī)范檔案調（借）閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工因工作需要調（借）閱公司檔案的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準。2.確保檔案調（借）閱過程的規(guī)范化、程序化，保障檔案信息的安全。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的合理需求。二、檔案調（借）閱的范圍與權限（一）調閱范圍1.公司各類文件、合同、協(xié)議、報告、報表、會議記錄、人事檔案、財務檔案等各類檔案資料。2.根據工作需要，經檔案管理部門審核同意，可調閱與特定業(yè)務相關的檔案。（二）借閱范圍1.因工作需要，確需將檔案帶出公司指定場所使用的情況。2.僅限于公司內部正式員工，且需經所在部門負責人及檔案管理部門批準。（三）權限劃分1.公司高層管理人員可根據工作需要調閱各類檔案。2.各部門負責人有權調閱本部門形成的檔案及與本部門業(yè)務相關的其他檔案，如需調閱其他部門檔案，需經檔案管理部門及相關部門負責人批準。3.普通員工因工作需要調閱檔案，需填寫調（借）閱申請表，經所在部門負責人審核，檔案管理部門批準后方可進行。三、檔案調（借）閱流程（一）調閱申請1.調閱人需填寫《檔案調閱申請表》，詳細注明調閱檔案的名稱、文號、調閱目的、調閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對調閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。（二）審批1.申請表經部門負責人審核后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對調閱申請進行審批，重點審查調閱目的是否符合規(guī)定、調閱時間是否合理、調閱人是否具備相應權限等。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案調閱申請，需經公司分管領導批準。（三）調閱登記1.審批通過后，檔案管理部門對調閱檔案進行登記，記錄調閱人姓名、部門、調閱檔案名稱、文號、調閱時間預計歸還時間等信息。2.調閱人需在檔案調閱登記簿上簽字確認。（四）檔案提供1.檔案管理人員根據調閱登記情況，查找并提供相應檔案。2.對于需復印的檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定進行復印操作，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（五）借閱歸還1.借閱人需妥善保管所借檔案，不得擅自轉借、涂改、污損、丟失。如需延長借閱時間，應提前向檔案管理部門申請。2.借閱人應在規(guī)定的歸還時間內將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員在接收歸還檔案時，應仔細核對檔案數量、完整性及是否有損壞等情況，確認無誤后在借閱登記簿上注明歸還時間。四、檔案調（借）閱的管理要求（一）調閱場所管理1.檔案調閱應在檔案管理部門指定的場所進行，不得在無關場所隨意放置檔案。2.調閱場所應保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、飲食等可能損壞檔案的行為。（二）檔案使用管理1.調閱人只能查閱與調閱目的相關的檔案內容，不得擅自查閱其他無關檔案。2.如需摘錄、復制檔案內容，應事先經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。摘錄、復制的檔案資料應妥善保管，不得用于非工作目的。（三）安全保密管理1.調閱人應嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，對調閱過程中涉及的公司機密信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.檔案管理人員應對調閱場所進行定期檢查，確保檔案安全。對于涉及重要機密的檔案調閱，應采取必要的安全防范措施，如專人陪同、限制查閱范圍等。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案調（借）閱監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人及相關部門人員組成，負責對檔案調（借）閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案調閱登記情況、檔案歸還情況、檔案使用情況等進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案調（借）閱制度的行為，檔案管理部門應及時進行調查核實。2.根據情節(jié)輕重，對違規(guī)責任人給予相應的處理，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。對于因違規(guī)行為導致檔案丟失、損壞或泄露公司機密的，將依法追究其法律責任。六、附則（一）