PAGE電動(dòng)叉車(chē)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電動(dòng)叉車(chē)的管理，規(guī)范電動(dòng)叉車(chē)檔案的建立、保管、使用和銷(xiāo)毀等工作，確保電動(dòng)叉車(chē)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為電動(dòng)叉車(chē)的維護(hù)、維修、報(bào)廢等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有電動(dòng)叉車(chē)檔案的管理。（三）職責(zé)分工1.設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)電動(dòng)叉車(chē)檔案的統(tǒng)一管理，建立檔案目錄和索引，確保檔案資料的有序存放。收集、整理、歸檔電動(dòng)叉車(chē)的各類(lèi)原始資料，包括采購(gòu)合同、技術(shù)文件、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。定期對(duì)電動(dòng)叉車(chē)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。按照規(guī)定的程序辦理電動(dòng)叉車(chē)檔案的借閱、歸還手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行登記。負(fù)責(zé)電動(dòng)叉車(chē)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。2.使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電動(dòng)叉車(chē)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門(mén)。配合設(shè)備管理部門(mén)做好電動(dòng)叉車(chē)檔案的清查、核對(duì)工作。按照規(guī)定的程序借閱電動(dòng)叉車(chē)檔案，確保檔案的安全使用。3.維修部門(mén)負(fù)責(zé)建立電動(dòng)叉車(chē)的維修檔案，詳細(xì)記錄每次維修的時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。將維修檔案及時(shí)反饋給設(shè)備管理部門(mén)，納入電動(dòng)叉車(chē)整體檔案管理。協(xié)助設(shè)備管理部門(mén)做好電動(dòng)叉車(chē)檔案的相關(guān)工作。二、電動(dòng)叉車(chē)檔案的內(nèi)容（一）基本信息檔案1.采購(gòu)信息電動(dòng)叉車(chē)的采購(gòu)合同，包括合同編號(hào)、簽訂日期、供應(yīng)商名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等。采購(gòu)發(fā)票復(fù)印件，證明電動(dòng)叉車(chē)的購(gòu)置資金來(lái)源。2.技術(shù)資料電動(dòng)叉車(chē)的產(chǎn)品合格證，證明其符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)，詳細(xì)介紹電動(dòng)叉車(chē)的性能、操作方法、維護(hù)保養(yǎng)要求等。電氣原理圖、液壓系統(tǒng)圖等技術(shù)圖紙，為維修和技術(shù)改造提供參考。3.驗(yàn)收記錄電動(dòng)叉車(chē)到貨驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容（外觀、性能、數(shù)量等）及驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況記錄。（二）運(yùn)行檔案1.運(yùn)行記錄電動(dòng)叉車(chē)每日運(yùn)行記錄，包括運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行里程、作業(yè)任務(wù)、操作人員等信息。運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障及處理情況記錄，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、采取的臨時(shí)措施及最終解決方法。2.定期檢查記錄按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)電動(dòng)叉車(chē)進(jìn)行定期檢查的記錄，包括檢查項(xiàng)目、檢查結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改情況。定期檢查中使用的檢測(cè)工具和儀器的記錄，確保檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）維護(hù)保養(yǎng)檔案1.維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃根據(jù)電動(dòng)叉車(chē)的使用情況和廠家要求制定的年度、月度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的項(xiàng)目、內(nèi)容、時(shí)間和責(zé)任人。2.維護(hù)保養(yǎng)記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的詳細(xì)記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)人員、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容（如清潔、潤(rùn)滑、緊固、調(diào)整、更換零部件等）、更換的零部件型號(hào)及數(shù)量等。維護(hù)保養(yǎng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況記錄，以及對(duì)維護(hù)保養(yǎng)效果的評(píng)價(jià)。（四）維修檔案1.維修申請(qǐng)單電動(dòng)叉車(chē)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)填寫(xiě)的維修申請(qǐng)單，包括申請(qǐng)日期、叉車(chē)編號(hào)、故障描述、申請(qǐng)維修原因等。2.維修記錄維修部門(mén)對(duì)電動(dòng)叉車(chē)進(jìn)行維修的詳細(xì)記錄，包括維修日期、維修人員、維修內(nèi)容、更換的零部件清單（名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等）、維修費(fèi)用等。維修過(guò)程中采取的技術(shù)措施和維修方案，以及維修后的測(cè)試和驗(yàn)收情況記錄。3.維修費(fèi)用結(jié)算維修費(fèi)用的結(jié)算憑證，包括維修發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等，作為成本核算的依據(jù)。（五）事故檔案1.事故報(bào)告電動(dòng)叉車(chē)發(fā)生事故后，現(xiàn)場(chǎng)人員及時(shí)填寫(xiě)的事故報(bào)告，包括事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、叉車(chē)編號(hào)、事故經(jīng)過(guò)、事故原因初步分析、人員傷亡情況、財(cái)產(chǎn)損失情況等。2.事故調(diào)查記錄公司組織對(duì)事故進(jìn)行調(diào)查的記錄，包括調(diào)查時(shí)間、調(diào)查人員、調(diào)查過(guò)程、事故原因分析、責(zé)任認(rèn)定等。3.事故處理記錄針對(duì)事故采取的處理措施記錄，如對(duì)責(zé)任人的處罰決定、對(duì)電動(dòng)叉車(chē)的整改措施、事故后的預(yù)防措施等。（六）報(bào)廢檔案1.報(bào)廢申請(qǐng)電動(dòng)叉車(chē)達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，使用部門(mén)或設(shè)備管理部門(mén)提交的報(bào)廢申請(qǐng)，說(shuō)明報(bào)廢原因、叉車(chē)基本情況等。2.報(bào)廢鑒定報(bào)告公司組織相關(guān)人員對(duì)電動(dòng)叉車(chē)進(jìn)行報(bào)廢鑒定后出具的報(bào)告，明確鑒定結(jié)論和報(bào)廢依據(jù)。3.報(bào)廢處理記錄電動(dòng)叉車(chē)報(bào)廢后的處理記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢方式（如出售給廢品回收公司等）、回收單位信息、處理價(jià)格等。三、電動(dòng)叉車(chē)檔案的建立與歸檔（一）檔案建立1.設(shè)備管理部門(mén)在電動(dòng)叉車(chē)采購(gòu)到貨后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，按照檔案內(nèi)容要求建立電動(dòng)叉車(chē)檔案。2.對(duì)于新購(gòu)置的電動(dòng)叉車(chē)，采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)將合同副本及時(shí)移交設(shè)備管理部門(mén)。設(shè)備管理部門(mén)在收到電動(dòng)叉車(chē)產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)和整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.電動(dòng)叉車(chē)到貨驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收記錄，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及時(shí)提交設(shè)備管理部門(mén)，納入檔案管理。（二）檔案歸檔1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理、編號(hào)，建立檔案目錄和索引。2.電動(dòng)叉車(chē)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)裝訂，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別和編號(hào)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行命名，便于查詢(xún)和管理。3.對(duì)于電動(dòng)叉車(chē)的運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等動(dòng)態(tài)檔案，應(yīng)及時(shí)更新，并定期歸檔。每月末，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)將當(dāng)月的相關(guān)記錄整理歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。四、電動(dòng)叉車(chē)檔案的保管（一）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案柜應(yīng)保持清潔、整齊，檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.電動(dòng)叉車(chē)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。一般情況下，基本信息檔案、事故檔案等應(yīng)長(zhǎng)期保管；運(yùn)行檔案、維護(hù)保養(yǎng)檔案、維修檔案等保管期限為[X]年；報(bào)廢檔案在報(bào)廢處理完成后保管[X]年。2.保管期限屆滿后，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）檔案清查1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電動(dòng)叉車(chē)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放情況等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。清查結(jié)束后，應(yīng)編寫(xiě)清查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、電動(dòng)叉車(chē)檔案的使用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電動(dòng)叉車(chē)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《電動(dòng)叉車(chē)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交設(shè)備管理部門(mén)審批。2.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并在《電動(dòng)叉車(chē)檔案借閱登記簿》上登記借閱人員姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電動(dòng)叉車(chē)檔案時(shí)，可直接到設(shè)備管理部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)在設(shè)備管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所。2.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案查閱的服務(wù)工作，為查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）復(fù)印規(guī)定1.如因工作需要復(fù)印電動(dòng)叉車(chē)檔案資料，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《電動(dòng)叉車(chē)檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)、復(fù)印原因等信息，經(jīng)設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制在工作所需的范圍內(nèi)。2.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案復(fù)印工作，復(fù)印完成后，應(yīng)對(duì)復(fù)印件與原件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)印件的準(zhǔn)確性。復(fù)印件應(yīng)加蓋設(shè)備管理部門(mén)的印章，并注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。六、電動(dòng)叉車(chē)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.電動(dòng)叉車(chē)檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或恢復(fù)的。3.按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷(xiāo)毀的其他檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的電動(dòng)叉車(chē)檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《電動(dòng)叉車(chē)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限屆滿時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《電動(dòng)叉車(chē)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作