PAGE高校檔案館科室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案館科室管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，確保檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高校檔案館各科室全體工作人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)至上原則：以提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)為宗旨，滿足學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作的需要。二、科室職責(zé)（一）檔案收集整理科1.負(fù)責(zé)制定檔案收集范圍和歸檔要求，指導(dǎo)校內(nèi)各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.定期接收校內(nèi)各部門移交的檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編目和裝訂。3.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）檔案保管科1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。2.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，做好防蟲、防潮、防火、防盜等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)學(xué)校批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（三）檔案利用科1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用者，為其提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱的檔案進(jìn)行登記和跟蹤管理。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)，確保檔案信息的合理利用。（四）檔案編研科1.負(fù)責(zé)開(kāi)展檔案編研工作，挖掘檔案資源，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.結(jié)合學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作的需要，編輯出版檔案史料，為學(xué)校的發(fā)展提供歷史借鑒。3.積極參與學(xué)校文化建設(shè)，利用檔案資源開(kāi)展各種形式的宣傳教育活動(dòng)。三、工作流程（一）檔案收集流程1.每年年初，檔案收集整理科根據(jù)學(xué)校檔案工作的總體要求，結(jié)合各部門的工作職能，制定檔案收集范圍和歸檔要求，并印發(fā)至校內(nèi)各部門。2.校內(nèi)各部門按照檔案收集范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。在文件材料形成過(guò)程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案收集整理科。檔案收集整理科在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。（二）檔案整理流程1.檔案收集整理科對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類。按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等類別。2.在分類的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案進(jìn)行整理。按照檔案的保管期限、密級(jí)等要求，對(duì)檔案進(jìn)行排列、編號(hào)、編目和裝訂。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。采用掃描、圖像處理等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案保管流程1.檔案保管科根據(jù)檔案的類別、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行合理存放。將檔案存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，按照檔案的排列順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。檔案保管科應(yīng)每月對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行一次檢查，重點(diǎn)檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.在檔案保管過(guò)程中，應(yīng)做好防蟲、防潮、防火、防盜等工作。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（四）檔案利用流程1.利用者需查閱檔案時(shí)，應(yīng)先到檔案利用科填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案利用科根據(jù)利用者的申請(qǐng)，對(duì)其身份和查閱權(quán)限進(jìn)行審核。符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并告知利用者查閱檔案的時(shí)間、地點(diǎn)和注意事項(xiàng)。3.利用者在檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.檔案利用科對(duì)利用者的查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤管理。利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性。（五）檔案編研流程1.檔案編研科根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作的需要，確定檔案編研選題。選題應(yīng)具有一定的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供參考依據(jù)。2.在選題確定后，檔案編研科應(yīng)制定編研計(jì)劃，明確編研內(nèi)容、方法、步驟和人員分工等。3.按照編研計(jì)劃，檔案編研科對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集、整理和分析研究。在研究過(guò)程中，應(yīng)充分挖掘檔案資源，確保編研成果的真實(shí)性和可靠性。4.根據(jù)研究結(jié)果，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等編研成果。編研成果應(yīng)語(yǔ)言規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、形式多樣，能夠滿足不同利用者的需求。5.編研成果完成后，應(yīng)進(jìn)行審核和修改。審核通過(guò)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行出版或發(fā)布。四、人員管理（一）人員配備高校檔案館應(yīng)根據(jù)工作需要，合理配備各科室工作人員。各科室應(yīng)明確崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到人。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等方面，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵(lì)工作人員參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，了解檔案行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和前沿技術(shù)，不斷拓寬視野，提升工作能力。（三）考核評(píng)價(jià)1.建立健全工作人員考核評(píng)價(jià)制度?？己藘?nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面，考核結(jié)果作為工作人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)等的依據(jù)。2.定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)方式包括自我評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)等，通過(guò)評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)工作。五、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.對(duì)檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。定期將檔案數(shù)據(jù)備份至磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。（三）安全檢查1.定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查。檔案保管科應(yīng)每月對(duì)檔案庫(kù)房的安全情況進(jìn)行一次檢查，檔案利用科應(yīng)在每次檔案利用結(jié)束后對(duì)檔案的安全情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程的安全管理。在檔案數(shù)字化處理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案信息的安全。六、保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密管理制度，明確檔案保密工作責(zé)任，確保檔案信息不被泄露。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育。定期組織工作人員學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)和保密知識(shí)，提高工作人員的保密意識(shí)。2.對(duì)檔案查閱、借閱場(chǎng)所進(jìn)行保密管理。檔案查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，防止檔案信息在查閱、借閱過(guò)程中被泄露。3.嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍。未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，不得擅自將檔案信息提供給校外單位或個(gè)人。（三）保密檢查1.定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查。檔案管理部門應(yīng)每季度對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的保密監(jiān)督。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理手續(xù)，對(duì)利用者的行為進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案信息被泄露。七、信息化管理（一）信息化建設(shè)1.加強(qiáng)高校檔案館信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的信息化水平。建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作的信息化管理。2.不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)功能。根據(jù)檔案管理工作的需要，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理。建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并異地存放。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)置不同用戶權(quán)限，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)和篡改。（三）信息化安全1.建立健全檔案信息化安全管理制度。加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.定期對(duì)檔案信息化系