PAGE談話函詢檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司談話函詢檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、準確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司監(jiān)督執(zhí)紀等工作中的作用，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及談話函詢工作所形成的各類檔案資料的管理，包括談話記錄、函詢回復、相關審批文件等。（三）基本原則1.真實完整原則：檔案內容必須真實反映談話函詢工作的實際情況，確保資料齊全、完整無缺。2.規(guī)范有序原則：檔案管理應遵循統(tǒng)一的標準和流程，保證檔案整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。3.安全保密原則：嚴格保密談話函詢檔案涉及的內容，防止信息泄露，確保檔案安全。4.高效利用原則：便于檔案的查詢、調閱和使用，提高工作效率，為公司決策和監(jiān)督執(zhí)紀工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）紀檢監(jiān)察部門職責1.負責談話函詢檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作的組織實施。2.制定談話函詢檔案管理的具體操作流程和規(guī)范要求。3.對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理符合規(guī)定要求。4.根據(jù)工作需要，及時提供檔案資料，為相關工作提供支持。（二）談話函詢工作人員職責1.在談話函詢工作結束后，及時將相關資料移交紀檢監(jiān)察部門，確保資料的完整性和準確性。2.配合紀檢監(jiān)察部門做好檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的說明和解釋。3.嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內容。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案存放有序。2.按照規(guī)定的保管期限和要求，妥善保管檔案，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.負責檔案的查閱登記、借閱管理等工作，嚴格執(zhí)行查閱審批制度。4.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.談話函詢工作中形成的各類文件材料，包括談話函詢通知書、談話記錄、函詢回復、佐證材料、談話函詢結果報告及相關審批文件等。2.與談話函詢工作有關的其他材料，如被談話函詢對象的情況說明、補充材料等。（二）收集要求1.談話函詢工作人員應在工作結束后[X]個工作日內，將相關資料收集齊全，并移交紀檢監(jiān)察部門。2.收集的資料應內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文檔，應確保其內容真實、完整，并妥善保存原始載體或進行備份。（三）整理方法1.按照談話函詢的項目進行分類，同一項目的資料集中整理。2.每份檔案資料應按照文件形成的先后順序排列，編寫頁碼，并編制目錄。3.談話記錄應逐頁編號，記錄完整，包括談話時間、地點、談話人、被談話人、談話內容等。4.函詢回復應與函詢通知書相對應，附上相關佐證材料，并注明材料來源。5.檔案資料應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，盒內文件排列整齊，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的檔案資料應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案應按照年度、類別進行分類歸檔，建立清晰的檔案索引，便于查找和管理。3.歸檔的檔案應編制檔案號，檔案號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。（二）保管期限1.談話函詢檔案的保管期限根據(jù)不同情況確定，一般分為[短期、中期、長期]。涉及一般性問題的談話函詢檔案保管期限為[X]年。涉及重要問題或案件線索的談話函詢檔案保管期限為[X]年。涉及重大案件或具有長期參考價值的談話函詢檔案保管期限為永久。2.保管期限自談話函詢工作結束之日起計算。（三）保管方式1.檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案應采用密集架或檔案柜存放，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱談話函詢檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，報紀檢監(jiān)察部門負責人批準。2.紀檢監(jiān)察部門工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接查閱，但應做好查閱記錄。3.公司外部單位或人員因工作需要查閱檔案的，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領導批準，由紀檢監(jiān)察部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容等。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱內容，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.查閱結束后，查閱人應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案資料，確保檔案完整無損。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和紀檢監(jiān)察部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或泄密情況，應及時報告并追究責任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及機密、敏感信息的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人、借閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。4.檔案管理人員應對檔案庫房進行定期檢查，確保安全保密設施完好有效。（二）安全管理1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護。2.檔案管理人員應掌握基本的安全知識和技能，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.對于電子檔案，應采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等安全事故時，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導和相關部門。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作應由紀檢監(jiān)察部門牽頭，組織相關人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、價值和保管期限等因素，確定檔案的存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導批準。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息