PAGE檔案事業(yè)經(jīng)費保障制度一、總則（一）目的為加強公司檔案事業(yè)經(jīng)費管理，保障檔案工作的正常開展，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門檔案事業(yè)經(jīng)費的預算編制、使用、監(jiān)督和管理等活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關財經(jīng)法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保經(jīng)費使用合法合規(guī)。2.保障重點原則優(yōu)先保障檔案收集、整理、保管、利用等核心業(yè)務的經(jīng)費需求，確保檔案工作質(zhì)量。3.統(tǒng)籌兼顧原則綜合考慮公司檔案事業(yè)發(fā)展的整體需求，合理安排經(jīng)費，兼顧不同部門、不同類型檔案工作的平衡發(fā)展。4.勤儉節(jié)約原則厲行節(jié)約，反對浪費，提高經(jīng)費使用效益，降低檔案管理成本。二、經(jīng)費預算管理（一）預算編制依據(jù)1.公司檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，明確檔案工作的目標、任務和重點項目。2.檔案管理業(yè)務標準和規(guī)范，確定各項檔案工作所需的資源配置。3.公司財務狀況和上一年度檔案事業(yè)經(jīng)費使用情況，分析經(jīng)費需求的合理性和增長趨勢。（二）預算編制內(nèi)容1.檔案收集經(jīng)費包括檔案征集、購買、捐贈等活動所需費用，如支付給檔案所有者的補償費、征集人員的差旅費等。2.檔案整理經(jīng)費涵蓋檔案分類、編號、編目、裝訂等工作的費用，如辦公用品、設備折舊、人工成本等。3.檔案保管經(jīng)費用于檔案庫房建設、維護、溫濕度控制、安全防護等方面的支出，如庫房裝修費用、空調(diào)設備購置及運行費、消防器材購置及維護費等。4.檔案數(shù)字化經(jīng)費包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等數(shù)字化工作的費用，如掃描設備購置及維護費、軟件授權(quán)費、數(shù)據(jù)存儲設備購置費等。5.檔案利用經(jīng)費涉及檔案查閱、借閱、復制、咨詢等服務的費用，如接待查閱人員的場地租賃及設施費用、復制設備購置及耗材費等。6.檔案信息化建設經(jīng)費用于檔案管理系統(tǒng)升級、開發(fā)新功能、與其他系統(tǒng)對接等方面的支出，如軟件研發(fā)費用、系統(tǒng)維護費、網(wǎng)絡設備購置及升級費等。7.檔案人員培訓經(jīng)費包括參加檔案專業(yè)培訓課程、學術交流活動、聘請專家講座等費用，如培訓課程學費、差旅費、專家講課費等。8.其他經(jīng)費如檔案宣傳活動費用、檔案鑒定銷毀費用、檔案工作獎勵費用等。（三）預算編制流程1.每年[具體時間]前，各部門根據(jù)本部門檔案工作實際情況和下一年度工作計劃，提出檔案事業(yè)經(jīng)費預算申請，詳細說明各項經(jīng)費的用途、金額及計算依據(jù)。2.檔案管理部門對各部門的預算申請進行匯總、審核和分析，結(jié)合公司檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提出年度檔案事業(yè)經(jīng)費預算草案。3.預算草案提交公司財務部門進行審核，財務部門根據(jù)公司整體財務狀況和預算安排原則，對預算草案進行調(diào)整和完善，形成年度檔案事業(yè)經(jīng)費預算方案。4.年度檔案事業(yè)經(jīng)費預算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（四）預算調(diào)整1.在預算執(zhí)行過程中，如因檔案工作任務變化、政策調(diào)整、不可抗力等原因?qū)е略A算無法滿足實際需求，需要調(diào)整預算的，由相關部門提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、項目、金額及對其他預算項目的影響。3.檔案管理部門對預算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見后提交公司財務部門。4.財務部門對預算調(diào)整申請進行綜合評估，報公司管理層審批。經(jīng)批準的預算調(diào)整方案應及時下達執(zhí)行，并相應調(diào)整預算指標。三、經(jīng)費使用管理（一）經(jīng)費支出審批1.檔案事業(yè)經(jīng)費支出應嚴格按照公司財務審批制度執(zhí)行，履行相應的審批手續(xù)。2.日常費用支出，如辦公用品購置、差旅費等，由部門負責人審核簽字后，報財務部門審批。3.較大金額的支出，如檔案庫房建設、設備購置等，需經(jīng)檔案管理部門審核，報公司管理層審批。4.涉及政府采購的項目，應按照國家和地方政府采購相關規(guī)定執(zhí)行采購程序，并辦理相應的審批手續(xù)。（二）經(jīng)費使用范圍1.檔案收集經(jīng)費應?？顚Ｓ?，用于合法合規(guī)地獲取各類檔案資源，不得挪作他用。2.檔案整理經(jīng)費應按照檔案整理業(yè)務標準和規(guī)范使用，確保整理工作的質(zhì)量和效率。3.檔案保管經(jīng)費應主要用于保障檔案庫房的安全、穩(wěn)定和適宜的保管環(huán)境，不得擅自改變用途。4.檔案數(shù)字化經(jīng)費應合理安排，確保數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案信息的利用效率。5.檔案利用經(jīng)費應保障檔案查閱、借閱等服務的正常開展，為公司內(nèi)部各部門和外部相關單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務。6.檔案信息化建設經(jīng)費應圍繞檔案管理系統(tǒng)的建設、升級和優(yōu)化，提升檔案管理的信息化水平。7.檔案人員培訓經(jīng)費應用于提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，鼓勵參加各類與檔案工作相關的培訓和學習活動。8.其他經(jīng)費應按照規(guī)定用途使用，確保各項檔案工作的順利開展。（三）經(jīng)費支付方式1.檔案事業(yè)經(jīng)費支付應根據(jù)合同約定、費用結(jié)算規(guī)定和公司財務制度進行。2.對于小額費用支出，可采用現(xiàn)金支付或銀行轉(zhuǎn)賬方式；對于大額費用支出，應通過銀行轉(zhuǎn)賬等安全、規(guī)范的方式支付。3.支付憑證應真實、完整、合法，作為經(jīng)費支出的記賬依據(jù)。（四）經(jīng)費使用監(jiān)督1.公司財務部門負責對檔案事業(yè)經(jīng)費的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查經(jīng)費支出的合規(guī)性、合理性和真實性。2.檔案管理部門應配合財務部門做好經(jīng)費使用監(jiān)督工作，對經(jīng)費使用情況進行跟蹤和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.公司內(nèi)部審計部門應定期對檔案事業(yè)經(jīng)費進行審計，審查經(jīng)費預算執(zhí)行情況、使用效益等，提出審計意見和建議。4.對于違反本制度規(guī)定的經(jīng)費使用行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。四、經(jīng)費核算與報告（一）經(jīng)費核算1.公司財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計制度和財務核算要求，對檔案事業(yè)經(jīng)費進行單獨核算，確保經(jīng)費收支清晰、準確。2.檔案事業(yè)經(jīng)費應設置專門的會計科目進行核算，詳細記錄各項經(jīng)費的收入、支出、結(jié)余情況。3.每月末，財務部門應編制檔案事業(yè)經(jīng)費收支報表，反映當月經(jīng)費的收支情況；每季度末和年末，應編制檔案事業(yè)經(jīng)費季度和年度決算報表，全面反映經(jīng)費預算執(zhí)行情況和財務狀況。（二）經(jīng)費報告1.檔案管理部門應定期向公司管理層報告檔案事業(yè)經(jīng)費的使用情況，包括經(jīng)費預算執(zhí)行情況、工作進展、存在問題及改進措施等。2.年度終了，檔案管理部門應撰寫檔案事業(yè)經(jīng)費年度總結(jié)報告，對全年經(jīng)費使用情況進行全面總結(jié)和分析，提出下一年度經(jīng)費預算建議。3.公司管理層應根據(jù)檔案管理部門的報告，及時掌握檔案事業(yè)經(jīng)費的使用情況，做出合理的決策和安排。五、檔案資產(chǎn)與設備管理（一）檔案資產(chǎn)登記1.對檔案事業(yè)經(jīng)費購置的各類資產(chǎn)，如檔案庫房設施、檔案管理設備、數(shù)字化存儲設備等，應進行詳細登記，建立檔案資產(chǎn)管理臺賬。2.檔案資產(chǎn)管理臺賬應記錄資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、購置金額、使用部門、維護情況等信息，確保資產(chǎn)信息準確、完整。（二）資產(chǎn)維護與保養(yǎng)1.制定檔案資產(chǎn)維護與保養(yǎng)計劃，明確各類資產(chǎn)的維護保養(yǎng)周期、內(nèi)容和責任人。2.定期對檔案資產(chǎn)進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保資產(chǎn)處于良好的運行狀態(tài)，延長資產(chǎn)使用壽命。3.對于出現(xiàn)故障或損壞的資產(chǎn)，應及時進行維修或更換，確保檔案工作不受影響。（三）設備采購與報廢1.檔案設備采購應按照公司采購管理制度執(zhí)行，遵循公開、公平、公正原則，確保采購設備的質(zhì)量和性能符合檔案工作要求。2.對于已達到使用年限、損壞無法修復或技術落后不再適用的檔案設備，應按照公司資產(chǎn)報廢程序進行報廢處理。3.