PAGE貴州會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)貴州地區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合貴州實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于貴州行政區(qū)域內(nèi)的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，便于單位日常查閱和利用，同時(shí)滿足國家檔案管理的要求。二、會(huì)計(jì)檔案的定義與分類（一）定義會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（二）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三）會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。3.各單位應(yīng)當(dāng)定期將會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理去除憑證上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對憑證進(jìn)行分類，按照記賬憑證的編號順序排列，檢查憑證是否齊全，附件是否完整。將記賬憑證及其附件折疊整齊，左上角對齊，用膠水或裝訂機(jī)裝訂牢固。在憑證封面上填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員在封面上簽章。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理檢查賬簿是否齊全，賬頁是否連續(xù)編號，有無缺頁、跳行現(xiàn)象。對于活頁賬，應(yīng)抽出空白賬頁，填寫賬頁目錄，并將賬頁按順序編號，然后裝訂成冊。在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、啟用日期、截止日期、頁數(shù)、冊數(shù)等內(nèi)容，并加蓋單位公章和會(huì)計(jì)主管人員名章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理按照月度、季度、半年度和年度分別整理，檢查報(bào)告是否齊全，內(nèi)容是否完整。將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按順序排列，加上封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、半年度、報(bào)表名稱等內(nèi)容，并加蓋單位公章和單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按時(shí)間順序整理，每一份單獨(dú)裝訂，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、資料名稱等內(nèi)容。納稅申報(bào)表應(yīng)按稅種、申報(bào)時(shí)間整理，每一種稅的申報(bào)表單獨(dú)裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、稅種等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書等應(yīng)按類別整理，每一類單獨(dú)裝訂，并在封面上注明單位名稱、年度、資料名稱等內(nèi)容。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管要求1.單位應(yīng)當(dāng)配備專門的會(huì)計(jì)檔案保管場所，確保會(huì)計(jì)檔案存放有序，便于查閱，同時(shí)滿足防潮、防火、防蟲、防盜、防磁、防塵等要求。2.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。3.單位的會(huì)計(jì)檔案不得外借，確因工作需要查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。4.單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限的規(guī)定，不得擅自銷毀未到保管期限的會(huì)計(jì)檔案。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱程序1.本單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員審核，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)派專人陪同查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍，不得在查閱過程中進(jìn)行拍照、錄像、錄音等行為。（二）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制目的、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員審核，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.在復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)人員應(yīng)當(dāng)對復(fù)制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案與原件一致。復(fù)制完成后，應(yīng)對復(fù)制件進(jìn)行核對，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)人員在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人員等內(nèi)容。3.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案的保管要求進(jìn)行保管，其保管期限與原件相同。六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定小組應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案逐卷、逐冊進(jìn)行審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。對于仍有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)提出銷毀意見。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定過程、鑒定結(jié)論等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽名并蓋章。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督制度，明確各部門在會(huì)計(jì)檔案管理中的職責(zé)分工，加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。2.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對會(huì)計(jì)檔案的整理、保管等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對會(huì)計(jì)檔案的保管、利用等情況進(jìn)行檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范有序。3.單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查會(huì)計(jì)檔案管理是否符合法律法規(guī)和本制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門落實(shí)整改。（二）外部檢查1.財(cái)政部門、檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，對單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)是否符合法律法規(guī)和本制度的要求。2.財(cái)政部門、檔案行政管理部門在監(jiān)督檢查過程中，有權(quán)查閱單位的會(huì)計(jì)檔案，詢問單位有關(guān)人員，要求單位提供相關(guān)資料等。單位應(yīng)當(dāng)積極配合財(cái)政部門、檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供有關(guān)情況和資料。3.對于監(jiān)督檢查