PAGE小學會議檔案室制度一、總則（一）目的為加強我校會議檔案的科學管理，提高會議檔案的利用價值，更好地為學校各項工作服務，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，結合我校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各類會議檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校會議檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.規(guī)范整理原則按照國家檔案管理規(guī)范和學校實際情況，對會議檔案進行科學分類、編號、編目，便于查找和利用。3.安全保密原則確保會議檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。二、會議檔案的收集（一）收集范圍1.學校各類行政會議檔案，包括校長辦公會、行政例會、專題會議等形成的文件材料。2.學校黨團組織會議檔案，如黨支部會議、團支部會議等相關文件。3.學校教學工作會議檔案，涵蓋教學研討會、學科組會議、年級組會議等資料。4.學校德育工作會議檔案，包括德育工作研討會、班主任工作會議等文件。5.學校后勤工作會議檔案，如后勤保障會議、財務工作會議等材料。6.學校各類專項工作會議檔案，如安全工作會議、招生工作會議、科研工作會議等相關文件。（二）收集要求1.各會議組織部門或承辦人負責會議文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.會議文件材料應包括會議通知、議程、報告、講話、決議、記錄、紀要、簽到表、照片、錄音、錄像等。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。（三）收集時間1.一般性會議結束后一周內，承辦人應將會議文件材料收集齊全，并移交檔案室。2.重要會議或大型會議結束后，承辦人應及時整理會議文件材料，在兩周內移交檔案室。三、會議檔案的整理（一）分類1.按照會議性質分類，分為行政會議檔案、黨團組織會議檔案、教學工作會議檔案、德育工作會議檔案、后勤工作會議檔案、專項工作會議檔案等。2.每一類會議檔案再按照時間順序進行排列。（二）編號1.對每一份會議檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：會議類別代碼年份順序號，如行政會議檔案編號為：XZ20XX001。（三）編目1.編制會議檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等內容。2.目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內，另一份單獨成冊，便于查閱。（四）裝訂1.對會議文件材料進行整理裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修補。2.裝訂應整齊、牢固，采用左側裝訂，便于翻閱。四、會議檔案的保管（一）保管場所1.學校應設立專門的會議檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準。（二）保管期限1.學校重要會議檔案應永久保管，如涉及學校發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要人事任免等會議檔案。2.一般性會議檔案保管期限為[X]年，到期后經(jīng)鑒定可進行銷毀。（三）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子會議檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行維護和更新。五、會議檔案的利用（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱會議檔案，應填寫《會議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱我校會議檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學校分管領導批準后，方可查閱。查閱時應在檔案室工作人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制檔案內容。（二）借閱1.本校教職工因工作需要借閱會議檔案，應填寫《會議檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。3.外單位人員原則上不借閱我校會議檔案，如有特殊情況，須經(jīng)學校主要領導批準，并按照學校規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（三）復制1.本校教職工因工作需要復制會議檔案，應填寫《會議檔案復制申請表》，注明復制內容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。2.復制檔案應使用復印件，不得擅自更改檔案內容。復制完成后，檔案室工作人員應在復印件上加蓋“復印屬實”章，并注明復制日期。3.外單位人員復制我校會議檔案，須經(jīng)學校分管領導批準，并按照學校規(guī)定辦理復制手續(xù)。復制費用由外單位承擔。六、會議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學校定期對保管期滿的會議檔案進行鑒定，成立由檔案室工作人員、相關業(yè)務部門人員和學校領導組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.對確無保存價值的會議檔案，經(jīng)學校分管領導批準后，進行銷毀。2.銷毀檔案時，應填寫《會議檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等內容，經(jīng)鑒定小組成員簽字確認后，方可銷毀。3