PAGE文化公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本文化公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本文化公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案的形成、積累和歸檔工作貫穿于公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案的全面、系統(tǒng)、完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，具體履行以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.建立和維護(hù)公司檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的信息化水平。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存放、保管、安全防護(hù)等工作，確保檔案的安全與完整。4.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理和處置。5.負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，提供必要的檔案利用服務(wù)。6.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。具體職責(zé)如下：1.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、整理，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行初步立卷，并定期向綜合管理部移交。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等；公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)等文件；公司各類行政事務(wù)處理文件、通知、報(bào)告等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)文件；員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、賬簿等；審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、客戶資料、銷售合同等文件。5.文化業(yè)務(wù)類：項(xiàng)目策劃、創(chuàng)意設(shè)計(jì)、劇本創(chuàng)作、演出節(jié)目單、音像制品、出版物等文件；與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、合同等。6.法務(wù)合規(guī)類：各類法律文件、合同審查意見(jiàn)、訴訟案件材料等。7.其他類：公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等；公司對(duì)外交流、合作活動(dòng)中形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，并定期向綜合管理部移交。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后立即收集，并確保原件的完整性。如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并與原件核對(duì)無(wú)誤。4.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為行政管理類、人力資源類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、文化業(yè)務(wù)類、法務(wù)合規(guī)類、其他類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)：每份檔案應(yīng)給予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案密集架或其他存儲(chǔ)設(shè)備中，確保檔案存放整齊、有序。2.對(duì)于不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫(kù)房管理1.建立庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)和工作流程，確保庫(kù)房管理工作的規(guī)范化。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，包括溫濕度檢查、檔案保管狀況檢查等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲(chóng)害等對(duì)檔案造成損害。4.嚴(yán)格控制庫(kù)房的出入，非庫(kù)房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房管理人員應(yīng)做好出入登記工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與公司其他類似檔案進(jìn)行比較，分析其獨(dú)特性和重要性，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：考慮檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的作用，評(píng)估其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，確定其保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管期限分為30年、10年。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和無(wú)損。綜合管理部檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并提供相關(guān)證明材料。2.公司綜合管理部應(yīng)根據(jù)外部單位或個(gè)人的申請(qǐng)，進(jìn)行審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可安排查閱。3.外部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由公司檔案管理人員陪同查閱，并按照公司查閱規(guī)定進(jìn)行操作。4.外部人員如需借閱公司檔案，應(yīng)按照公司借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并提供必要的擔(dān)保措施。借閱期限和歸還要求按照公司內(nèi)部人員借閱規(guī)定執(zhí)行。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等基本信息，以及文件的全文內(nèi)容。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按時(shí)間檢索等，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：能夠?qū)n案的借閱情況進(jìn)行記錄和管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、歸還等環(huán)節(jié)，確保檔案借閱的規(guī)范和安全。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息的安全。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并能夠在需要時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.綜合管理部檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案信息的修改、補(bǔ)充、刪除等操作，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系