PAGE檔案室管理制度流程表一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度流程表。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）檔案定義本公司檔案是指在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案查詢利用。4.按照規(guī)定提供檔案借閱、查閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀工作。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，確保檔案的規(guī)范整理和安全保管。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件和資料。2.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等文件。4.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料。5.公司財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司技術(shù)檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)改造等方面的文件和資料。7.公司行政管理檔案，如辦公文件、印章管理、證照管理等相關(guān)資料。8.公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件、照片、音像資料等。9.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.檔案收集過(guò)程中要注意保持文件的原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如可分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期來(lái)源、保管期限等信息，便于查詢和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交檔案室。2.對(duì)于一些特殊檔案，如重大項(xiàng)目檔案、突發(fā)事件檔案等，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔并移交。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件齊全、完整，編號(hào)準(zhǔn)確，編目清晰。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝盒，并在盒脊或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量接收人等信息，并雙方簽字確認(rèn)。(三)檔案室接收1.檔案室在收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，并按照檔案分類體系進(jìn)行上架保管。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類體系進(jìn)行上架存儲(chǔ)，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和鑒定。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案盤(pán)點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤(pán)點(diǎn)情況，提出改進(jìn)建議。六、檔案利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室借閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外單位人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案室指定專人陪同查閱。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，借閱人到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.檔案室工作人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案室工作人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如無(wú)問(wèn)題，在檔案借閱登記簿上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（五）查閱服務(wù)1.公司員工因工作需要查閱檔案，可到檔案室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，幫助查閱人查找所需檔案。2.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。5.銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)在檔