PAGE煤礦三級檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦及所屬各部門、各單位在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由煤礦檔案管理部門負(fù)責(zé)全礦檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映煤礦各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集煤礦在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則檔案管理工作要緊密圍繞煤礦生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，積極主動地提供檔案信息服務(wù)，為煤礦決策、生產(chǎn)、技術(shù)、安全等工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門成立煤礦檔案管理科，負(fù)責(zé)全礦檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本煤礦檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全礦各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的實體安全。5.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和有效性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為煤礦各項工作提供檔案資料支持，做好檔案借閱、查閱等服務(wù)工作。7.負(fù)責(zé)對全礦各部門、各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門、各單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案工作落實到人。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門、本單位在各項活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、組卷、編目等工作，并定期向檔案管理部門移交。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好本部門、本單位檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，為檔案管理部門提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類煤礦檔案分為以下十大類：1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類涵蓋煤礦行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計工作、物資管理、后勤保障等方面的檔案。3.生產(chǎn)技術(shù)類涉及煤礦開采、掘進(jìn)、通風(fēng)、瓦斯防治、防治水、機(jī)電運輸、安全管理等生產(chǎn)技術(shù)環(huán)節(jié)形成的資料。4.安全監(jiān)察類包括安全檢查、隱患排查、事故處理、安全培訓(xùn)、安全評價等安全監(jiān)察工作產(chǎn)生的檔案。5.經(jīng)營管理類包含市場營銷、合同管理、成本核算、績效考核等經(jīng)營管理活動中形成的文件。6.基本建設(shè)類有關(guān)煤礦新建、改擴(kuò)建、技術(shù)改造等基本建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中產(chǎn)生的檔案。7.科研項目類煤礦開展的各類科研項目從立項到結(jié)題全過程形成的研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定等檔案。8.設(shè)備儀器類煤礦各類設(shè)備、儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料。9.會計檔案類按照國家會計檔案管理規(guī)定，收集整理的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他會計核算專業(yè)資料。10.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄煤礦重要活動、生產(chǎn)場景、設(shè)備運行等情況形成的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”四級編號方法。2.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表本煤礦檔案全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案賦予一個目錄號。黨群工作類為“1”，行政管理類為“2”，以此類推。4.案卷號：按照檔案整理順序，每一卷檔案賦予一個案卷號。5.件號：對于以件為單位整理的檔案，每件檔案賦予一個件號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級主管部門下發(fā)的與本煤礦有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本煤礦對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本煤礦工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。5.反映本煤礦歷史沿革、重大事件、重要活動等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對重要文件材料應(yīng)實行雙套制收集，即同時收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。4.對于零散的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行整理和歸檔，不得積壓。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目等整理工作。3.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類按照檔案分類方案，將收集的文件材料分為十大類，每一類再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.組卷將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，一般以問題、時間、名稱等為組卷依據(jù)。卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定順序排列，保持文件之間的邏輯關(guān)系。3.編目編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等，填寫清楚案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等項目。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂，確保整齊牢固。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠）、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.按照檔案保管期限，對檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。（三）檔案保密措施1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及煤礦機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供給無關(guān)人員查閱。3.在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。4.對檔案庫房、檔案查閱場所等實行專人管理，無關(guān)人員不得進(jìn)入。5.定期對檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則及組織1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本煤礦實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價值。具有重要歷史意義、現(xiàn)實查考價值和憑證作用的檔案應(yīng)列為永久保管；在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案列為長期保管；只在較短時間內(nèi)有參考價值的檔案列為短期保管。3.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，可列入銷毀范圍。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和銷毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號、數(shù)量等內(nèi)容。銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施檔案銷毀工作。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。銷毀清冊應(yīng)作為檔案資料長期保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.為煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營、管理等工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.滿足煤礦內(nèi)部各部門、各單位對檔案信息的查詢需求，解決工作中的實際問題。3.為上級主管部門、政府有關(guān)部門及其他單位提供與本煤礦相關(guān)的檔案資料，滿足外部查詢和交流的需要。（二）利用方式1.檔案借閱煤礦內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、卷號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案查閱對于不需要借出檔案庫房的查閱需求，檔案管理人員應(yīng)在檔案查閱室為查閱人員提供服務(wù)。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、卷號、復(fù)制內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案借閱、查閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、卷號、頁數(shù)、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計包括各類檔案的總卷數(shù)、總件數(shù)、不同保管期限檔案的數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案借閱、查閱、復(fù)制的人次、卷次、件次等利用數(shù)據(jù)。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計記錄檔案鑒定的數(shù)量、銷毀的數(shù)量、銷毀清冊的編制與審批情況等。4.檔案庫房設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計統(tǒng)計檔案庫房的面積、檔案架（柜）數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防盜設(shè)備等設(shè)施設(shè)備的配備情況。（二）統(tǒng)計方