PAGE牡丹哥檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案的完整性、準確性和安全性，結(jié)合公司實際情況，特制定本牡丹哥檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中管理公司各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等，確保檔案的安全保管。3.指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、歸檔工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責(zé)檔案的分類、編號、編目、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的日常管理，并配合公司檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.嚴格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、流轉(zhuǎn)和保管等環(huán)節(jié)，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向公司檔案管理部門查閱、借閱檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施解決。5.保守檔案機密，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案信息。三、牡丹哥檔案三合一制度內(nèi)容（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.人事類檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升等人事變動文件，員工勞動合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等資料。3.財務(wù)類檔案：會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)審計報告，稅務(wù)申報資料，資金往來記錄等。4.業(yè)務(wù)類檔案：公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，項目策劃書、可行性研究報告，業(yè)務(wù)往來信函、訂單、發(fā)貨單等。5.技術(shù)類檔案：公司研發(fā)項目資料，技術(shù)方案、圖紙、工藝文件，產(chǎn)品說明書、質(zhì)量手冊等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號由類別代碼、年度代碼、流水號組成。2.類別代碼：按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政類為XZ，人事類為RS，財務(wù)類為CW，業(yè)務(wù)類為YW，技術(shù)類為JS。3.年度代碼：采用公元紀年，取年份后兩位數(shù)字表示，如20XX年表示為XX。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從0001開始。5.例如，行政類檔案中2023年形成的第5份文件編號為：XZ230005。（三）檔案編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨成冊，便于查閱。3.定期對檔案目錄進行更新，確保目錄信息與檔案實際內(nèi)容一致。（四）檔案整理1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對紙質(zhì)檔案進行分類、排序、編頁、裝訂等整理工作，確保檔案整齊、規(guī)范。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。4.整理過程中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（五）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.對檔案進行分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并查明原因，采取相應(yīng)措施處理。5.對重要檔案和電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案信息的安全性。（六）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。3.外單位人員查閱、借閱公司檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，嚴格控制查閱、借閱范圍和時間。4.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責(zé)任。（七）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同進行。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進行詳細記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的檔案記錄應(yīng)長期保存，以備查考。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系?？己藘?nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面。2.每年對各部門檔案管理工