PAGE村檔案室日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本日常管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本村檔案室的所有工作人員以及涉及檔案管理和查閱利用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村檔案室對(duì)本村各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本村各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，方便本村村民及相關(guān)部門查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.按照檔案查閱利用規(guī)定，為查閱者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并做好記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理和歸檔工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.遵守檔案查閱利用規(guī)定，在本部門范圍內(nèi)合理利用檔案資料。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作符合要求。三、檔案收集（一）收集范圍1.本村黨組織工作中形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、黨員名冊(cè)等。2.村民委員會(huì)工作中產(chǎn)生的各類文件、決議、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)收支記錄等。3.村集體經(jīng)濟(jì)組織的經(jīng)營(yíng)管理資料，如資產(chǎn)臺(tái)賬、收益分配方案等。4.本村各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人口信息、土地資源資料等。5.涉及本村的重大事件、活動(dòng)的相關(guān)資料，包括照片、錄像、文字記錄等。6.上級(jí)部門下發(fā)的與本村相關(guān)的文件、通知、政策法規(guī)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的及時(shí)收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。3.對(duì)重要文件和具有保存價(jià)值的資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件損壞丟失。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年一季度內(nèi)完成收集歸檔。2.對(duì)于跨年度的重要工作項(xiàng)目或活動(dòng)，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)本村各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和實(shí)際需要，制定具體的分類方案。4.聲像檔案：按照載體形式、拍攝時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。（二）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.編制檔案分類索引，便于快速查找和利用。4.對(duì)破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）裝訂要求1.文書檔案一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行裝訂。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交至檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室工作人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架排列，建立檔案檢索目錄。（二）歸檔時(shí)間原則上應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓。對(duì)于因特殊情況未能及時(shí)歸檔的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防潮、防火、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案室的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案分類順序，將檔案存放于檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明類別、年度等信息。2.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、使用保護(hù)套等。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存放位置等，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案查閱利用（一）查閱利用范圍1.本村村民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與其自身相關(guān)的檔案資料。2.上級(jí)部門、其他村（社區(qū)）及相關(guān)單位因工作需要查閱本村檔案。3.法律規(guī)定的其他允許查閱利用檔案的情況。（二）查閱利用手續(xù)1.本村村民查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)所在村小組組長(zhǎng)簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和用途，經(jīng)村檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，查閱者應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（三）查閱利用登記1.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.查閱利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理。2.非檔案工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。3.對(duì)涉及本村機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，履行審批手續(xù)。（二）保密措施1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。2.在檔案整理、保管、查閱利用過程中，采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制網(wǎng)絡(luò)訪問等。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳輸涉及本村機(jī)密的檔案信息。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲(chǔ)。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。（三）數(shù)據(jù)錄入與存儲(chǔ)1.將掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并異地存放一份。（四）系統(tǒng)使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門代表及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔