PAGE局機(jī)關(guān)檔案存檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則各部門及工作人員應(yīng)如實(shí)、全面地記錄工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠、完整無缺。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足工作需要。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)檔案的安全與完整。二、檔案管理部門職責(zé)（一）局辦公室檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定局機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期開展檔案工作考核評(píng)估。3.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管局機(jī)關(guān)各類檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，開發(fā)利用檔案信息資源，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案查閱服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至局辦公室檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理工作，提供檔案整理所需的相關(guān)資料和信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和保密。5.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供本部門檔案鑒定的相關(guān)意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與局機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.局機(jī)關(guān)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.局機(jī)關(guān)召開的各類會(huì)議的文件材料、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.局機(jī)關(guān)開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件、報(bào)表、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、調(diào)研材料等。5.局機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的各類文件、信件、電報(bào)、傳真、電子郵件等。6.局機(jī)關(guān)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。7.其他與局機(jī)關(guān)工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，做到隨辦隨收，防止文件材料的散失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。4.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等類別。每一大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如業(yè)務(wù)工作類可按照不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分。2.立卷按照文件材料的保管期限和密級(jí)，將同一類別的文件材料進(jìn)行立卷。立卷應(yīng)遵循一事一卷（盒）的原則，將具有密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和查閱。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，一般為：文件首頁在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；重要文件在前，次要文件在后。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。填寫備考表，注明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)、保管期限、密級(jí)等情況，并由立卷人、檢查人簽名。編制案卷封面，封面應(yīng)包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、密級(jí)、件數(shù)、頁數(shù)等項(xiàng)目。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.局辦公室檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火（采用防火門、防火墻、防火卷簾等防火設(shè)施）、防潮（安裝除濕設(shè)備）、防蟲（放置防蟲藥品）、防盜（安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備）、防光（采用遮光窗簾、無紫外線燈具）、防塵（安裝空氣過濾設(shè)備）等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行保管，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對(duì)于聲像檔案和實(shí)物檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息；實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，并建立實(shí)物檔案清單。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映局機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映局機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映局機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，但在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為15年以下。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步鑒定，并在檔案移交時(shí)注明保管期限。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)復(fù)查結(jié)果調(diào)整檔案保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果、存在問題及處理意見等，并將清查報(bào)告存檔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合局機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。3.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，逐卷（件）進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.對(duì)于確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.局機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱局機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用手續(xù)1.局機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向局辦公室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱范圍等信息，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋查閱單位公章。3.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字確認(rèn)查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容和查閱人等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用期限1.一般檔案的查閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.重要檔案或涉及機(jī)密的檔案查閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況確定，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求及時(shí)歸還檔案。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案查閱登記薄，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。2.對(duì)于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立局機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為局機(jī)關(guān)各部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.安全保密體系建設(shè)建立檔案信息化安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障檔