PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等資料。2.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。3.會(huì)計(jì)賬簿：指全面記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。4.財(cái)務(wù)報(bào)告：指公司對(duì)外提供的反映公司某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括年度、半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則：公司財(cái)務(wù)檔案管理工作由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的具體管理工作，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改財(cái)務(wù)檔案。3.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.便于利用原則：財(cái)務(wù)檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位查閱和使用，提高檔案的利用效率。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括年度、半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)合同、協(xié)議等與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)管理，以便于查找和識(shí)別。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照記賬憑證的順序進(jìn)行編號(hào)，每月從1號(hào)開始連續(xù)編號(hào)。例如，20XX年X月第1號(hào)記賬憑證編號(hào)為“記字20XX0X01”，其中第一個(gè)“記”字表示記賬憑證，“20XX”表示年份，“0X”表示月份，“01”表示該月記賬憑證的序號(hào)。3.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第X號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日字第X號(hào)”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“固字第X號(hào)”，輔助賬編號(hào)為“輔字第X號(hào)”。編號(hào)應(yīng)根據(jù)賬簿的啟用時(shí)間和順序進(jìn)行編制，確保每個(gè)賬簿都有唯一的編號(hào)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)：年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“年報(bào)第X號(hào)”，半年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“半年報(bào)第X號(hào)”，季度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“季報(bào)第X號(hào)”，月度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“月報(bào)第X號(hào)”。編號(hào)應(yīng)按照?qǐng)?bào)告的編制時(shí)間和順序進(jìn)行編制。5.其他類財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，例如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“銀調(diào)字第X號(hào)”，銀行對(duì)賬單編號(hào)為“銀對(duì)字第X號(hào)”，納稅申報(bào)表編號(hào)為“納申字第X號(hào)”等。三、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理1.會(huì)計(jì)憑證整理：每月結(jié)賬后，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將本月的原始憑證進(jìn)行分類整理，確保憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。對(duì)于同類原始憑證，應(yīng)按照時(shí)間順序排列，如有多張同類原始憑證，應(yīng)使用回形針或燕尾夾等進(jìn)行固定。原始憑證應(yīng)粘貼在記賬憑證后面，粘貼時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，不得覆蓋記賬憑證的內(nèi)容。對(duì)于超過記賬憑證寬度和長(zhǎng)度的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其與記賬憑證大小一致。2.會(huì)計(jì)賬簿整理：會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)進(jìn)行整理?？傎~、明細(xì)賬、日記賬等應(yīng)更換新賬頁(yè)，并將舊賬頁(yè)中的余額結(jié)轉(zhuǎn)至新賬頁(yè)中。對(duì)于固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)在卡片上注明資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、原值、折舊等信息，并按照資產(chǎn)類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列。輔助賬應(yīng)根據(jù)其記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類整理，確保賬頁(yè)完整、清晰。3.財(cái)務(wù)報(bào)告整理：將年度、半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，并在報(bào)告封面注明報(bào)告名稱、編制時(shí)間、單位名稱等信息。對(duì)于財(cái)務(wù)情況說明書等其他財(cái)務(wù)報(bào)告附件，應(yīng)與財(cái)務(wù)報(bào)告一并整理，確保報(bào)告內(nèi)容的完整性。4.其他類財(cái)務(wù)檔案整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，并在每張表上注明日期、賬號(hào)、金額等信息。納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等應(yīng)按照?qǐng)?bào)告的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，并在報(bào)告封面注明報(bào)告名稱、編制時(shí)間、單位名稱等信息。財(cái)務(wù)合同、協(xié)議等應(yīng)按照合同的類別和簽訂時(shí)間順序進(jìn)行整理，并在合同封面注明合同名稱、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等信息。（二）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證裝訂：會(huì)計(jì)憑證整理完畢后，應(yīng)使用會(huì)計(jì)憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意憑證的順序和整齊度，確保憑證封面、封底、包角等部位平整、牢固。會(huì)計(jì)憑證裝訂線應(yīng)使用棉線或絲線，裝訂后應(yīng)在裝訂線處加蓋裝訂人員印章。會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽字或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿裝訂：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿在整理完畢后，應(yīng)使用賬簿裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意賬簿的順序和整齊度，確保賬簿封面、封底、包角等部位平整、牢固。賬簿裝訂線應(yīng)使用棉線或絲線，裝訂后應(yīng)在裝訂線處加蓋裝訂人員印章。賬簿封面應(yīng)填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽字或蓋章。3.財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂：財(cái)務(wù)報(bào)告整理完畢后，應(yīng)使用報(bào)告裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意報(bào)告的順序和整齊度，確保報(bào)告封面、封底、包角等部位平整、牢固。財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂線應(yīng)使用棉線或絲線，裝訂后應(yīng)在裝訂線處加蓋裝訂人員印章。財(cái)務(wù)報(bào)告封面應(yīng)填寫單位名稱、報(bào)告名稱、編制時(shí)間、報(bào)告期等信息，并由單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。4.其他類財(cái)務(wù)檔案裝訂：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等其他類財(cái)務(wù)檔案在整理完畢后，應(yīng)使用檔案裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意檔案的順序和整齊度，確保檔案封面、封底、包角等部位平整、牢固。檔案裝訂線應(yīng)使用棉線或絲線，裝訂后應(yīng)在裝訂線處加蓋裝訂人員印章。檔案封面應(yīng)填寫單位名稱、檔案名稱、編制時(shí)間、檔案類別等信息，并由檔案管理人員和相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.其他類財(cái)務(wù)檔案保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等保管期限為永久；財(cái)務(wù)合同、協(xié)議等保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般為10年至永久不等。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，確保檔案保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的安全和完整。3.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉財(cái)務(wù)檔案的保管要求和流程。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和使用。2.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量足夠的設(shè)備，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案登記簿記錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格限制非財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。5.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和防蟲處理，防止檔案受到污染和損壞。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至公司財(cái)務(wù)部門。2.公司財(cái)務(wù)部門收到《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。如申請(qǐng)查閱的檔案屬于本部門保管范圍，且查閱目的合理、合規(guī)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字批準(zhǔn)，并安排檔案管理人員協(xié)助查閱。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，并將檔案歸還檔案管理人員。查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》上記錄查閱情況，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，并由查閱人員簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.公司外部單位因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱目的、借閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料（如單位介紹信、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等），經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與借閱單位簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的范圍、期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱協(xié)議的要求，提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案，并在借閱單位辦理借閱手續(xù)時(shí)進(jìn)行登記。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。4.借閱單位應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向公司財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.借閱單位歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并要求借閱單位承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案。2.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。3.涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的財(cái)務(wù)檔案，查閱和借閱時(shí)應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，必要時(shí)可限制查閱和借閱范圍，并要求查閱和借閱人員簽訂保密協(xié)議。4.財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備審計(jì)和檢查。記錄內(nèi)容應(yīng)包括查閱和借閱時(shí)間、人員、檔案名稱、查閱和借閱目的、查閱和借閱期限、歸還時(shí)間等信息。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且已履行完相關(guān)手續(xù)，確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑?cái)務(wù)檔案損壞、滅失，無(wú)法修復(fù)或繼續(xù)保存的，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。3.公司合并、分立、改制等情況下，涉及財(cái)務(wù)檔案的處置，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的相關(guān)要求進(jìn)行處理，如需銷毀財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀的，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料（如檔案保管期限屆滿證明、檔案清查盤點(diǎn)記錄等）。2.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)銷毀的檔案符合銷毀條件，并簽署審核意見。3.審核通過后，《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查銷毀申請(qǐng)的必要性和合規(guī)性，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。銷毀小組應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、審計(jì)人員等組成。5.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由銷毀小組成員簽字確認(rèn)。6.銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上登記銷毀情況，并將《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》存檔保管。《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀小組成員簽字等信息。（三）監(jiān)銷1.財(cái)務(wù)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由公司審計(jì)部門或其他獨(dú)立部門進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.監(jiān)