PAGE檔案科查閱借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案查閱借閱方面的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱本部門(mén)及下屬部門(mén)的檔案。3.公司高層管理人員可查閱公司范圍內(nèi)的相關(guān)檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案科負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否符合權(quán)限要求等。3.檔案科負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，安排檔案管理人員協(xié)助查閱人進(jìn)行查閱。4.查閱人應(yīng)在檔案科指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。5.查閱人如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案科提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘錄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（三）查閱限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的檔案，未經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)，不得查閱。2.檔案查閱應(yīng)遵循“誰(shuí)查閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱人在查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案科報(bào)告。三、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.因工作需要，確需借閱檔案的，經(jīng)檔案科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案科提出申請(qǐng)。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、用途等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案科負(fù)責(zé)人審批。審批時(shí)，檔案科負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人的工作需求、借閱期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確保借閱行為不會(huì)對(duì)檔案安全造成影響。3.審批通過(guò)后，借閱人到檔案科辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。在借閱期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）借閱限制1.重要檔案原則上不允許外借，如確需外借，須經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)。2.借閱人應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案在借閱期間的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.借閱人在借閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與檔案科溝通，不得擅自處理。四、檔案歸還（一）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前，將借閱的檔案完整、無(wú)損地歸還至檔案科。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保與借閱時(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）逾期歸還處理1.如借閱人未能在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，應(yīng)提前向檔案科說(shuō)明原因，并申請(qǐng)延長(zhǎng)借閱期限。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期歸還的，檔案科將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括但不限于警告、罰款、限制其再次借閱檔案等。對(duì)于因逾期歸還導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問(wèn)題或造成公司損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。五、檔案保密（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱借閱人在查閱借閱檔案過(guò)程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的或泄露給他人。（二）保密措施1.檔案科應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放安全。保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。3.在檔案查閱借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的措施，防止檔案信息泄露。如查閱借閱人需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并對(duì)摘錄、復(fù)制的內(nèi)容進(jìn)行妥善保管。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案科的工作進(jìn)行檢查，包括檔案的整理、保管、查閱借閱記錄等方面，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的查閱借閱行為，檔案科應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并要求相關(guān)人員限期整改。2.對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。七、附則（一