PAGE孤兒院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強孤兒院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在孤兒院各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于孤兒院各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：孤兒院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映孤兒院的工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的齊全完整，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成系統(tǒng)。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格執(zhí)行保密制度。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是孤兒院檔案管理的職能部門，負責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善孤兒院檔案管理制度，對全院檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。其主要職責包括：1.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作。2.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。3.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全完整。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，嚴格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄。5.對到期檔案進行鑒定和銷毀，嚴格按照檔案銷毀程序進行操作，確保檔案銷毀工作的規(guī)范、安全。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。7.負責對各部門兼職檔案員進行業(yè)務培訓和指導，提高全院檔案管理整體水平。（二）兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助綜合檔案室開展相關(guān)檔案管理工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案整理規(guī)范，對本部門的文件材料進行初步整理，分類存放，便于移交。3.定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室開展檔案查閱、借閱等服務工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類孤兒院檔案分為文書檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案、實物檔案等六大類。1.文書檔案：主要包括上級文件、本院文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、請示與批復、通知與通報、報告與簡報等各類公文。2.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務資料等。3.人事檔案：涵蓋干部職工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、培訓材料、黨團材料、獎勵處分材料、工資待遇材料、任免材料等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)孤兒院業(yè)務工作特點，分為兒童檔案、收養(yǎng)檔案、康復檔案、教育檔案、醫(yī)療檔案、后勤保障檔案等。兒童檔案包括兒童基本信息、成長記錄、健康狀況等；收養(yǎng)檔案包括收養(yǎng)申請、審批文件、收養(yǎng)協(xié)議等；康復檔案包括康復計劃、治療記錄、評估報告等；教育檔案包括教學計劃、課程安排、學生成績等；醫(yī)療檔案包括病歷、檢查報告、治療方案等；后勤保障檔案包括物資采購、設施維護記錄等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，如孤兒院活動照片、兒童生活錄像、重要會議錄音等。6.實物檔案：主要是具有保存價值的獎杯、獎牌、證書、錦旗等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式。例如，2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.會計檔案編號：按照會計檔案的類別和形成時間順序進行編號。如會計憑證2023001，表示2023年度的第1冊會計憑證。3.人事檔案編號：按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行編號，確保一人一檔，編號唯一。4.業(yè)務檔案編號：根據(jù)不同業(yè)務類型，分別制定編號規(guī)則。如兒童檔案編號為：兒童代碼年度流水號，收養(yǎng)檔案編號為：收養(yǎng)年份流水號等。5.聲像檔案編號：按照形成時間、內(nèi)容等要素進行編號，如照片編號為：照片拍攝年份照片序號，錄像編號為：錄像錄制年份錄像序號等。6.實物檔案編號：根據(jù)實物的類別和獲得時間進行編號，如獎杯編號為：獎杯類別獲得年份序號。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門兼職檔案員負責及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要文件、會議材料、合同協(xié)議等，應在文件形成或活動結(jié)束后及時收集，防止文件散失。3.工作人員在辦理完畢的文件材料應及時交兼職檔案員統(tǒng)一整理，不得私自留存。（二）整理1.文書檔案整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，然后按照年度保管期限流水號的順序進行排列，編目裝訂。編目內(nèi)容包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等。2.會計檔案整理：按照會計檔案管理辦法的要求，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。3.人事檔案整理：按照人事檔案整理規(guī)范，對干部職工的檔案材料進行分類排序、編目裝訂，確保人事檔案的完整、規(guī)范。4.業(yè)務檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務類型的特點，制定相應的整理方法。如兒童檔案按照兒童成長階段和類別進行整理，收養(yǎng)檔案按照收養(yǎng)流程和時間順序進行整理等。整理過程中要確保檔案材料的真實性、完整性和準確性。5.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等資料進行分類整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行編號存儲。6.實物檔案整理：對實物進行登記造冊，注明實物名稱、來源、獲得時間、保存地點等信息，并妥善保管。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的房間，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，要符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。3.庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備、除濕機、防蟲藥品、窗簾等。(二)檔案保管要求1.檔案入庫前要進行檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求，無破損、霉變等情況。2.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊排列上架存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。5.對電子檔案要進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本院工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合檔案室，由工作人員進行核對、清點，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.外單位人員因特殊需要借閱本院檔案，須持有單位介紹信，注明借閱檔案的內(nèi)容、用途、歸還時間等，經(jīng)孤兒院主管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。3.借閱人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，綜合檔案室工作人員要認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但已不具備繼續(xù)保存條件的檔案，應進行搶救性整理和修復，確保檔案信息得到有效保護。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由綜合檔案室編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并報孤兒院主管領(lǐng)導審批。2.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保銷毀過程的安全、徹底。銷毀過程中要進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和服務水平，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標準。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進行分類存儲，建立索引目錄，方便檔案的檢索和查詢。（三）檔案信息