PAGE實(shí)踐基地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)實(shí)踐基地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于實(shí)踐基地內(nèi)所有涉及教學(xué)實(shí)踐、科研實(shí)踐、管理活動(dòng)等形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)踐基地的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映實(shí)踐基地各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理實(shí)踐基地在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。4.保密性原則：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善實(shí)踐基地檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)實(shí)踐基地各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在實(shí)踐基地各項(xiàng)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)實(shí)踐檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)踐教學(xué)評(píng)估材料等。2.科研實(shí)踐檔案：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定材料等。3.管理活動(dòng)檔案：行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。4.實(shí)踐基地建設(shè)檔案：基地規(guī)劃、建設(shè)圖紙、設(shè)備采購(gòu)合同、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他與實(shí)踐基地相關(guān)的檔案：如對(duì)外交流合作材料、學(xué)生獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為教學(xué)檔案、科研檔案、管理檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將初步整理好的檔案定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行正式歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映實(shí)踐基地主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)實(shí)踐基地有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到賬物相符。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本實(shí)踐基地工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)實(shí)踐基地主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案的查閱，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。特殊情況需要借出檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（二）利用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)實(shí)踐基地主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，請(qǐng)監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)踐基地檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、歸檔過(guò)程納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)錄入和查詢。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作檔案管理信息系統(tǒng)的能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門實(shí)踐基地的檔案管理工作接受上級(jí)主管部門和內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作是否符合規(guī)定。3.檔案信息化管理工作的開展情況。（三