PAGE公司檔案查借閱利用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在開(kāi)展工作過(guò)程中涉及檔案查借閱利用的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則確保檔案在查借閱利用過(guò)程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。3.高效服務(wù)原則在保證檔案安全和保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，建立健全檔案管理制度和工作流程。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作。4.負(fù)責(zé)檔案查借閱利用的審核、登記、催還等工作，確保檔案的合理使用和按時(shí)歸還。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查借閱利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.對(duì)本部門(mén)人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和規(guī)范使用檔案的能力。（三）檔案利用部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請(qǐng)檔案查借閱利用。2.嚴(yán)格遵守檔案查借閱利用制度，妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.按時(shí)歸還所借閱的檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政辦公文件，人事檔案，財(cái)務(wù)審計(jì)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶(hù)管理、項(xiàng)目合同、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制等方面的檔案。3.技術(shù)資料類(lèi)：如工程圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、科研報(bào)告等。4.其他類(lèi)：包括公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等不屬于上述類(lèi)別的檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用層次分類(lèi)編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級(jí)代碼：用大寫(xiě)字母表示檔案類(lèi)別，如“A”代表行政管理類(lèi)，“B”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)，“C”代表技術(shù)資料類(lèi)，“D”代表其他類(lèi)。2.二級(jí)代碼：用兩位數(shù)字表示該類(lèi)別下的二級(jí)分類(lèi)，如“A01”代表人資管理，“A02”代表行政管理等；“B01”代表市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)，“B02”代表客戶(hù)管理等。3.三級(jí)代碼：用三位數(shù)字表示該二級(jí)分類(lèi)下的具體檔案順序號(hào)，如“A01001”表示第一份人事檔案，“A02002”表示第二份行政文件等。四、檔案的查借閱利用流程（一）檔案查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱檔案的類(lèi)別和名稱(chēng)、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核查閱申請(qǐng)，如認(rèn)為申請(qǐng)合理，簽字批準(zhǔn)后交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)檔案，并確定檔案存放位置。4.查閱人在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。5.查閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員代為復(fù)印，并登記復(fù)印內(nèi)容和份數(shù)。（二）檔案借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱檔案的類(lèi)別、名稱(chēng)、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查借閱用途是否合理、借閱期限是否適當(dāng)、借閱人是否具備保管檔案的條件等。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責(zé)任、按時(shí)歸還檔案等條款。4.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱人姓名及部門(mén)等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。5.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案歸還流程1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并查明原因。3.確認(rèn)無(wú)誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上填寫(xiě)歸還時(shí)間，并注銷(xiāo)借閱記錄。同時(shí)，將歸還的檔案歸還原位，確保檔案存放有序。五、檔案利用的限制與保密規(guī)定（一）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息的檔案，未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，不得對(duì)外提供或公開(kāi)披露。2.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限于公司內(nèi)部工作需要，不得用于個(gè)人私利或其他非公司業(yè)務(wù)目的。3.對(duì)于歷史檔案或具有特殊價(jià)值的檔案，如需進(jìn)行特殊利用（如展覽、出版等），應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（二）保密規(guī)定1.所有接觸檔案的人員均負(fù)有保密義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查借閱利用過(guò)程中，查閱場(chǎng)所應(yīng)保持安靜，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。查閱人不得在查閱場(chǎng)所談?wù)摍n案機(jī)密內(nèi)容。3.對(duì)于涉及保密信息的檔案復(fù)印件，應(yīng)按照與原件相同的保密要求進(jìn)行管理，不得隨意丟棄或傳播。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)立即采取措施，如收回檔案、通知相關(guān)人員等，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案的保管與維護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。2.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，注明各類(lèi)檔案的存放位置。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和存放位置，確保檔案賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）維護(hù)措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、字跡模糊等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要定期檢查電子檔案的可讀性和完整性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀登記表》上記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案的收集、整理、保管、查借閱利用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理的合規(guī)性、安全性和效益性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及相關(guān)人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)