PAGE文書檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文書檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文書檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、文書檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門文書檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中收集、整理、保管公司各類文書檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.按照規(guī)定的范圍和程序，提供文書檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的形成、積累和整理工作，確保材料的齊全、完整。2.按照公司文書檔案管理制度的要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的文書材料移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好文書檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)文書檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案的有序存放和安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極提供檔案利用服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作提供支持。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、文書材料的形成與收集（一）文書材料形成要求1.公司各部門在工作中應(yīng)形成規(guī)范、完整的文書材料，包括文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、通知、信函等。2.文書材料應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的紙張，字跡清晰、工整，內(nèi)容完整準(zhǔn)確。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期保存和有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）文書材料收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司內(nèi)部會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議等。4.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.其他具有保存價(jià)值的文書材料。（三）文書材料收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文書材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將其收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要緊急的文書材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前，將上一年度應(yīng)歸檔的文書材料全部移交綜合管理部門。四、文書檔案的整理（一）整理原則文書檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。2.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進(jìn)行分類。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。（三）整理方法1.裝訂：將每份文件材料按一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，去除金屬物。2.編頁號(hào)：對(duì)裝訂后的文件材料逐頁編寫頁號(hào)，正面編在右上角，背面編在左上角。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。五、文書檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案上架1.按照分類方案，將檔案盒依次上架存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案管理人員和查閱人員快速定位。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的文書檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的文書檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管的文書檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（四）檔案清查與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、文書檔案的利用（一）查閱利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找相關(guān)檔案，并在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、內(nèi)容、頁數(shù)等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文書檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則文書檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文書檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展歷史、工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其重要性和必要性。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀