PAGE資料檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強公司/組織資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮資料檔案在公司/組織運營和發(fā)展中的作用，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門、各分支機構以及所有涉及公司/組織資料檔案管理的人員。（三）定義1.資料檔案：指公司/組織在各項活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件、資料、記錄、圖表、數據等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的資料檔案按照規(guī)定的程序和要求，移交至檔案管理部門進行集中管理的過程。3.保管期限：根據資料檔案的重要性、時效性等因素確定的資料檔案保存的時間長度，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.真實性原則：資料檔案應如實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，確保其內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個階段形成的資料檔案，保證其不缺失、不遺漏。4.分類科學原則：按照資料檔案的來源、內容、形式等進行科學分類，便于管理和查找。5.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保資料檔案的安全，防止資料檔案的泄露、損壞和丟失。二、資料檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政類：包括公司/組織的行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、資質證書等。2.財務類：涵蓋財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料、預算與決算文件等。3.業(yè)務類：根據公司/組織的具體業(yè)務范圍進行細分，如銷售業(yè)務檔案、采購業(yè)務檔案、生產業(yè)務檔案、研發(fā)業(yè)務檔案等。每個業(yè)務類別下再根據業(yè)務流程和文件類型進一步劃分，如銷售業(yè)務檔案可分為客戶資料、銷售合同、銷售訂單、市場調研報告等。4.項目類：針對公司/組織開展的各類項目，設立項目檔案類別。項目檔案包括項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。5.技術類：包含技術研發(fā)資料、產品設計圖紙、工藝文件、技術標準、專利文件等。6.合同類：集中管理公司/組織簽訂的各類合同，如買賣合同、租賃合同、服務合同、合作協議等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，以類別代碼為基礎，結合順序號進行編號。2.類別代碼：用大寫字母表示各類別，如“XZ”代表行政類，“CW”代表財務類，“YW”代表業(yè)務類，“XM”代表項目類，“JS”代表技術類，“HT”代表合同類。3.順序號：按照資料檔案的形成時間順序或進入檔案管理部門的先后順序，從001開始依次編號。4.編號示例：如行政類的第5份文件，編號為“XZ005”；業(yè)務類銷售業(yè)務檔案中的第10份客戶資料，編號為“YWXS010”。三、資料檔案的收集與整理（一）收集職責1.各部門負責本部門資料檔案的收集工作，明確專人負責，確保資料檔案的及時、完整收集。2.對于跨部門形成的資料檔案，由主辦部門負責牽頭收集，相關部門予以配合。（二）收集范圍1.日常工作中產生的各類文件、報表、記錄等，包括紙質文件和電子文件。2.會議形成的文件、紀要、決議等。3.項目實施過程中產生的各種資料，如項目策劃書、項目文檔、項目成果報告等。4.合同簽訂、執(zhí)行過程中涉及的各類文件，如合同草案、合同審批表、合同變更記錄等。5.財務活動產生的憑證、報表、審計報告等。6.人事招聘、培訓、考核、任免等工作形成的檔案資料。7.公司/組織獲得的榮譽證書、資質證明、專利證書等。（三）收集時間1.一般文件資料應在形成后的[X]個工作日內收集完畢，并移交至檔案管理部門。2.項目結束后，項目負責人應在項目驗收后的[X]個工作日內，將項目資料整理齊全并移交至檔案管理部門。3.合同履行完畢后，合同執(zhí)行部門應在合同終止后的[X]個工作日內，將合同相關資料移交至檔案管理部門。（四）整理要求1.檔案管理人員對收集到的資料檔案進行初步審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的資料，及時與相關部門溝通，要求補充或更正。2.按照分類標準對資料檔案進行分類，同類資料按照編號順序排列。3.去除資料檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對于破損或褪色的文件，進行修復或復制。4.對于紙質資料，應使用A4紙張進行統(tǒng)一規(guī)格的折疊或粘貼，確保頁面整齊、平整。5.電子資料應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲介質和文件夾中，確保電子資料的可讀性和可檢索性。四、資料檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員根據整理后的資料檔案，填寫《資料檔案歸檔登記表》，詳細記錄資料檔案的名稱、編號、類別、形成部門、形成時間、保管期限等信息。2.將資料檔案按照類別和編號順序裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明檔案類別、編號范圍等信息。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入資料檔案的相關信息，建立電子檔案目錄，以便于查詢和管理。4.將紙質檔案和電子檔案一并移交至檔案庫房進行存放，并按照檔案庫房的布局和編號規(guī)則，將檔案放置在相應的位置。（二）歸檔時間1.每月末，檔案管理人員對本月收集整理的資料檔案進行集中歸檔。2.對于重要項目或緊急業(yè)務產生的資料檔案，應在項目結束或業(yè)務完成后的[X]個工作日內及時歸檔。（三）特殊情況處理1.對于一些具有特殊價值或需要特殊保管條件的資料檔案，如珍貴文物、機密文件等，應采取專門的保管措施，并單獨建立檔案清單進行管理。2.對于資料檔案數量較多、一時無法全部歸檔的情況，檔案管理人員應設立臨時存放區(qū)域，并做好標識和記錄，確保資料檔案的安全和有序存放，待具備歸檔條件后及時進行歸檔。五、資料檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%之間。3.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設施。（二）檔案存放方式1.按照檔案類別和編號順序，采用密集架或檔案柜進行存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行備份存儲，并定期進行數據檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司/組織的章程、大事記、重要會議記錄、年度財務報告、重要合同協議、資質證書等。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如一般的業(yè)務文件、項目檔案、人事檔案等。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內具有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如臨時性的文件、報表等。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部盤點。2.清查和盤點內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等，填寫《檔案清查盤點表》，記錄清查和盤點結果。3.對于清查和盤點中發(fā)現的問題，如檔案缺失、損壞、霉變等，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、資料檔案的利用（一）利用申請1.公司/組織內部人員因工作需要查閱資料檔案的，應填寫《資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.《資料檔案查閱申請表》經所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準，并安排專人協助查閱。（二）查閱權限1.一般資料檔案，經所在部門負責人審批后，可在檔案管理部門指定的地點查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。2.涉及公司/組織機密、重要商業(yè)信息等敏感資料檔案，需經公司/組織分管領導審批后方可查閱，且查閱過程應在檔案管理部門的監(jiān)督下進行。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織資料檔案的，必須持有單位介紹信，并經公司/組織相關部門負責人和分管領導批準，檔案管理部門應按照規(guī)定提供查閱服務，并對查閱情況進行記錄。（三）借閱管理1.因工作需要借閱資料檔案的，應填寫《資料檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息。2.《資料檔案借閱申請表》經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或遺失，借閱人員應承擔相應的責任。（四）復印與摘錄1.因工作需要復印或摘錄資料檔案的，應填寫《資料檔案復印/摘錄申請表》，注明復印或摘錄的內容、用途等信息。2.《資料檔案復印/摘錄申請表》經所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對復印或摘錄申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準，并安排專人進行復印或摘錄操作。復印或摘錄的資料應加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。七、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員組成的檔案鑒定小組，負責對到期資料檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據保管期限的規(guī)定，對已到期的資料檔案進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的資料檔案，鑒定小組應綜合考慮資料檔案的內容、性質、歷史意義等因素，進行全面評估。（三）銷毀流程1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的資料檔案，填寫《資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、類別、數量、銷毀原因等信息。2.《資料檔案銷毀申請表》經檔案管理部