PAGE檔案利用及效果登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理與利用，規(guī)范檔案利用行為，準(zhǔn)確記錄檔案利用效果，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案利用的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門以及因工作需要查閱、借閱檔案的個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用及效果登記工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要始終把檔案安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.高效服務(wù)原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化利用流程，提高服務(wù)效率，為公司/組織發(fā)展提供有力支持。二、檔案利用管理（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因日常工作需要查閱、借閱檔案，如查閱合同檔案用于業(yè)務(wù)洽談、查閱財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等。2.員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、工作交接等原因，在規(guī)定權(quán)限內(nèi)查閱相關(guān)檔案，如查閱個(gè)人人事檔案了解薪資調(diào)整依據(jù)等。3.外單位因合作項(xiàng)目、司法調(diào)查等合法事由，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案，但需嚴(yán)格履行審批手續(xù)并遵守保密規(guī)定。（二）利用方式1.查閱：申請(qǐng)人可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。查閱時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱流程辦理手續(xù)。借閱期限根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需求確定，到期必須按時(shí)歸還。借閱期間，借閱人要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非規(guī)定用途。（三）利用流程1.申請(qǐng)：利用人填寫檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容范圍、利用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況簽署意見。2.審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等因素進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱/借閱：審批通過后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表要求提供檔案。查閱時(shí)，為利用人提供必要的查閱工具，并做好查閱記錄（包括查閱日期、利用人姓名、檔案名稱及卷號(hào)、查閱內(nèi)容摘要等）。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員與借閱人辦理檔案交接手續(xù)，明確雙方責(zé)任。4.歸還：借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。查閱后的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)歸位，確保檔案存放有序。三、檔案利用效果登記（一）登記內(nèi)容1.利用人信息：包括利用人姓名、所在部門、職務(wù)等。2.利用檔案信息：檔案名稱、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)等。3.利用目的及效果：詳細(xì)記錄利用檔案的目的，如解決業(yè)務(wù)問題、支持決策制定、維護(hù)合法權(quán)益等；以及利用檔案后所取得的實(shí)際效果，如業(yè)務(wù)合同順利簽訂、決策依據(jù)更加充分、個(gè)人權(quán)益得到保障等。效果描述應(yīng)具體、客觀、準(zhǔn)確，盡量以數(shù)據(jù)、實(shí)例等形式呈現(xiàn)。4.利用時(shí)間：檔案查閱或借閱的起止時(shí)間。（二）登記方式1.檔案管理人員在檔案利用過程完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行效果登記。對(duì)于查閱檔案的情況，在查閱結(jié)束后，由檔案管理人員根據(jù)利用人反饋及查閱過程中的觀察進(jìn)行登記。對(duì)于借閱檔案的情況，在檔案歸還時(shí)，借閱人應(yīng)配合檔案管理人員填寫利用效果反饋表，檔案管理人員據(jù)此進(jìn)行登記。2.登記采用紙質(zhì)臺(tái)賬和電子表格相結(jié)合的方式。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，便于隨時(shí)查閱和核對(duì)；電子表格應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立檔案利用效果登記數(shù)據(jù)庫，方便對(duì)登記信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析。（三）登記要求1.登記信息應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、漏報(bào)或誤報(bào)。檔案管理人員要對(duì)登記信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如有虛假登記，將追究相關(guān)人員責(zé)任。2.登記工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，不得拖延。對(duì)于緊急利用檔案的情況，在利用完成后的一個(gè)工作日內(nèi)完成登記；對(duì)于常規(guī)利用檔案的情況，應(yīng)在利用周期結(jié)束后的三個(gè)工作日內(nèi)完成登記。3.登記過程中，如發(fā)現(xiàn)利用效果不明確或存在疑問的情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與利用人溝通核實(shí)，確保登記信息的可靠性。四、檔案利用效果跟蹤與評(píng)估（一）跟蹤機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)已登記的檔案利用效果進(jìn)行跟蹤，了解利用效果的持續(xù)性和穩(wěn)定性。對(duì)于一些重要的檔案利用事項(xiàng)，如重大項(xiàng)目決策依據(jù)的檔案利用，應(yīng)進(jìn)行長(zhǎng)期跟蹤。2.通過與利用人所在部門溝通、回訪利用人等方式，收集利用效果的反饋信息。利用人所在部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的跟蹤工作，及時(shí)提供相關(guān)情況。（二）評(píng)估指標(biāo)1.業(yè)務(wù)支持度：評(píng)估檔案利用對(duì)公司/組織業(yè)務(wù)工作的支持程度，如是否有助于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等?？梢酝ㄟ^業(yè)務(wù)指標(biāo)的完成情況、業(yè)務(wù)效率的提升等方面進(jìn)行量化評(píng)估。2.決策科學(xué)性：考察檔案利用為公司/組織決策提供的依據(jù)是否充分、準(zhǔn)確，對(duì)決策的科學(xué)性和合理性產(chǎn)生的影響。可以通過對(duì)比決策前后的效果、決策執(zhí)行情況等進(jìn)行評(píng)估。3.權(quán)益保障情況：對(duì)于涉及員工個(gè)人權(quán)益維護(hù)等方面的檔案利用，評(píng)估是否有效保障了員工的合法權(quán)益?？梢酝ㄟ^員工滿意度調(diào)查、權(quán)益問題解決情況等進(jìn)行衡量。（三）評(píng)估周期1.定期評(píng)估：每半年對(duì)檔案利用效果進(jìn)行一次全面評(píng)估。評(píng)估范圍涵蓋本周期內(nèi)所有已登記的檔案利用事項(xiàng)。2.不定期評(píng)估：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展需要、重大決策事項(xiàng)等，對(duì)特定檔案利用效果進(jìn)行不定期評(píng)估。例如，在重大項(xiàng)目完成后，及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案利用效果進(jìn)行評(píng)估。（四）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)檔案利用工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，及時(shí)調(diào)整檔案利用策略和服務(wù)方式。2.將評(píng)估結(jié)果作為檔案管理部門和檔案管理人員績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。對(duì)于在檔案利用及效果登記工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作不力、導(dǎo)致檔案利用效果不佳的，進(jìn)行批評(píng)教育并督促改進(jìn)。3.依據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置。對(duì)于利用率高、效果顯著的檔案，加強(qiáng)管理和維護(hù)；對(duì)于利用率低、價(jià)值不大的檔案，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合理處置。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案利用監(jiān)督小組，成員由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢部門人員以及部分業(yè)務(wù)部門代表組成。監(jiān)督小組定期對(duì)檔案利用及效果登記工作進(jìn)行檢查，確保制度執(zhí)行的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括檔案利用流程的執(zhí)行情況、利用效果登記信息的真實(shí)性和完整性、檔案安全保密措施的落實(shí)情況等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案利用及效果登記工作的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，如實(shí)匯報(bào)工作情況。2.對(duì)于外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，認(rèn)真研究分析，制定切實(shí)可行的整改措施，并及時(shí)反饋整改結(jié)果。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案利用及效果登記制度的培訓(xùn)活動(dòng)，提高全體員工對(duì)制度的認(rèn)識(shí)和理解。培訓(xùn)對(duì)象包括檔案管理人員、各業(yè)務(wù)部門員工以及涉及檔案利用的相關(guān)人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的具體條款、利用流程、登記要求、安全保密規(guī)定等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.通過培訓(xùn)，使員工熟悉檔案利用的程序和方法，掌握利用效果登記的技巧，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提高檔案利用工作的整體水平。（二）宣傳1.利用公司/組織內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、公眾號(hào)等渠道，宣傳檔案利用及效果登記制度的重要性和相關(guān)知識(shí)。發(fā)布制度解讀、利用案例、登記流程等內(nèi)容，提高制度的知曉度和影響力。2.制作宣傳手冊(cè)或海報(bào)，發(fā)放到各部門，方便員工隨時(shí)查閱。宣傳手冊(cè)和海報(bào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂，突出制度的關(guān)鍵要點(diǎn)和操作流程。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有制度未明確規(guī)定