PAGE慈善中心檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范慈善中心檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為慈善事業(yè)的發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于慈善中心各部門在開展慈善活動(dòng)、項(xiàng)目運(yùn)作、行政管理等工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：慈善中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映慈善中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和保存慈善中心在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及慈善中心機(jī)密、捐贈(zèng)人隱私等信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為慈善中心各部門和相關(guān)人員提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善慈善中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)慈善中心各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索，提高檔案管理工作效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。6.積極開展檔案利用工作，為慈善中心各部門和相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案參考資料。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.對(duì)慈善中心各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案整理分類，編制檔案目錄，向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要提供本部門相關(guān)檔案資料。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高本部門檔案管理工作水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.慈善活動(dòng)檔案：包括慈善捐贈(zèng)活動(dòng)、救助項(xiàng)目實(shí)施、志愿服務(wù)活動(dòng)等相關(guān)的文件、資料、照片、視頻等。2.項(xiàng)目檔案：各類慈善項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.行政管理檔案：慈善中心的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、物資采購(gòu)檔案等。4.捐贈(zèng)檔案：捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)款物接收憑證、捐贈(zèng)款物使用情況報(bào)告等。5.其他檔案：與慈善中心工作相關(guān)的各類榮譽(yù)證書、對(duì)外宣傳資料、媒體報(bào)道等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋慈善中心各項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類，一般分為慈善活動(dòng)類檔案（如捐贈(zèng)活動(dòng)、救助項(xiàng)目等）、項(xiàng)目類檔案、行政管理類檔案、捐贈(zèng)類檔案、其他類檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：反映慈善中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)慈善事業(yè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，分別設(shè)定30年、10年等不同的保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案：建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、編目，確保兩者內(nèi)容一致。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)慈善中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.慈善中心內(nèi)部各部門在開展工作過(guò)程中，因工作需要查閱、借閱檔案。2.捐贈(zèng)人、受助對(duì)象及相關(guān)單位因了解慈善項(xiàng)目實(shí)施情況、捐贈(zèng)款物使用情況等，需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要，依法查閱慈善中心相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：慈善中心內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以便查詢和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的慈善中心檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、信息化檢索和在線利用。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量，為慈善中心各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)慈善中心現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化培訓(xùn)與維護(hù)1.定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和水平。