PAGE制度保障檔案室安全一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整、準確、安全，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案室的各項安全管理工作，防止檔案資料因自然災害、人為疏忽、技術故障等原因受到損壞、丟失或泄露，保障公司/組織的正常運營和發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案室工作人員、檔案使用人員以及其他與檔案管理相關的人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預防各類安全事故的發(fā)生，確保檔案資料的絕對安全。2.預防為主原則：加強對檔案室安全隱患的排查和分析，提前采取防范措施，消除潛在風險，做到防患于未然。3.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，依法依規(guī)開展檔案室的安全管理工作。4.責任到人原則：明確各部門和人員在檔案室安全管理中的職責，將安全責任落實到具體崗位和個人，確保各項安全措施得到有效執(zhí)行。二、檔案室安全管理職責（一）檔案室管理部門職責1.負責制定和完善檔案室安全管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織開展檔案室安全檢查和隱患排查工作，及時發(fā)現(xiàn)并整改安全問題。3.負責檔案存儲設備、設施的維護和更新，確保其正常運行和安全性能。4.組織檔案管理人員的安全培訓和教育，提高其安全意識和業(yè)務能力。5.負責協(xié)調(diào)處理檔案室安全事故，及時向上級報告，并配合相關部門進行調(diào)查和處理。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案室安全管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并報告檔案的損壞、丟失或異常情況。4.做好檔案室的日常安全防范工作，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，確保檔案存儲環(huán)境安全。5.協(xié)助有關部門和人員查閱、借閱檔案，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和歸還工作。（三）檔案使用人員職責1.遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。2.在使用檔案過程中，應妥善保管檔案，不得將檔案帶出規(guī)定的使用場所或轉(zhuǎn)借他人。3.使用完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。4.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時，應及時向檔案室管理人員報告。三、檔案室安全防護措施（一）物理安全1.選址與布局檔案室應選擇在地勢較高、干燥通風、遠離火源和水源的位置，避免設在地下室或易受水淹的區(qū)域。檔案室內(nèi)部應合理布局，分為檔案存儲區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等不同功能區(qū)域，并保持通道暢通。2.建筑與裝修檔案室的建筑結構應堅固耐用，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。墻面、地面應采用防潮、防火、易清潔的材料進行裝修，天花板應進行防火處理。3.門窗與鎖具檔案室的門窗應安裝防盜門窗，窗戶應設置防護欄，門鎖應選用防盜性能良好的產(chǎn)品，并定期檢查和維護。4.消防設施檔案室應配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。消防器材應放置在明顯、便于取用的位置，周圍不得堆放雜物。應制定消防應急預案，并定期組織演練，提高應對火災事故的能力。5.防盜設施檔案室應安裝監(jiān)控設備，對檔案室的出入口、存儲區(qū)域等進行24小時監(jiān)控，并保存監(jiān)控記錄不少于30天?？稍O置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案室，門禁卡應專人專用，嚴格管理。檔案室的門窗、保險柜等應安裝防盜報警裝置，與監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動，一旦發(fā)生異常情況，能及時發(fā)出警報。（二）環(huán)境安全1.溫度與濕度控制檔案室應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對檔案室的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，根據(jù)實際情況及時調(diào)整溫濕度。2.防塵與清潔檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵、雜物等。檔案存儲架、柜等應定期擦拭，防止灰塵積累對檔案造成損害。進入檔案室的人員應穿戴清潔的工作服和鞋套，避免將灰塵和雜物帶入。3.防蟲與防鼠在檔案室放置防蟲、防鼠藥品或器材，如樟腦丸、鼠夾、鼠藥等，但要注意避免對檔案造成污染。定期檢查檔案室，及時發(fā)現(xiàn)并清理害蟲和鼠類的活動痕跡，防止其對檔案造成破壞。（三）設備安全1.檔案存儲設備選用符合國家標準的檔案存儲架、柜等設備，確保其質(zhì)量可靠、安全性能良好。檔案存儲設備應定期進行檢查和維護，如檢查貨架的牢固性、柜門的密封性等，及時發(fā)現(xiàn)并修復損壞部件。2.電子設備檔案室配備的計算機、服務器、存儲設備等電子設備應定期進行維護和保養(yǎng)，安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。電子設備應配備不間斷電源（UPS），防止因突然斷電導致數(shù)據(jù)丟失。定期對電子設備中的檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的位置，并定期進行檢查和恢復測試。四、檔案查閱、借閱與歸還制度（一）查閱制度1.因工作需要查閱檔案的人員，應提前向檔案室提交查閱申請，注明查閱目的、內(nèi)容和時間等。2.檔案室管理人員對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排查閱時間和地點。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案室管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、抽取或帶出檔案室。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀，如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行。5.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還原位，并由檔案室管理人員進行核對和清點。（二）借閱制度1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限和用途等，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.檔案室管理人員對借閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應向檔案室管理人員領取檔案，并在借閱登記簿上簽字確認。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大使用范圍，并按照規(guī)定的期限歸還檔案室。5.借閱期限屆滿后，借閱人員應及時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）歸還制度1.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整和整潔，如有損壞或丟失，應及時向檔案室管理人員報告并說明原因。2.檔案室管理人員對歸還的檔案進行認真核對和清點，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記簿上注明歸還日期。3.對于逾期未歸還的檔案，檔案室管理人員應及時催還，并按照規(guī)定進行處理。五、檔案數(shù)字化與存儲安全（一）數(shù)字化管理1.按照國家有關檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，對檔案進行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.數(shù)字化檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄，便于查詢和利用。3.定期對數(shù)字化檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，并采用加密等技術手段確保數(shù)據(jù)安全。（二）存儲安全1.數(shù)字化檔案存儲設備應具備良好的安全性能，如采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，并進行冗余配置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設備應存放在安全的環(huán)境中，具備防火、防潮、防蟲、防鼠等功能，并定期進行檢查和維護。3.對存儲設備中的數(shù)據(jù)應進行定期檢查和清理，刪除無用數(shù)據(jù)，確保存儲空間的有效利用和數(shù)據(jù)安全。六、檔案安全應急處置（一）應急預案制定1.制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急響應程序、處置措施等內(nèi)容。2.應急預案應根據(jù)檔案室的實際情況和可能發(fā)生的安全事故類型進行制定，并定期進行修訂和完善。（二）應急演練1.定期組織檔案安全應急演練，演練內(nèi)容包括火災、水災、盜竊等事故的應急處置，提高相關人員的應急處置能力。2.演練結束后，對應急演練進行總結和評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，完善應急預案。（三）事故處置1.發(fā)生檔案安全事故時應急處置，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處置，保護檔案資料的安全。2.及時向上級報告事故情況，并配合相關部門進行調(diào)查和處理，查明事故原因，追究相關人員的責任。3.對事故造成的損失進行評估和統(tǒng)計，采取措施進行修復和恢復，盡量減少事故對公司/組織造成的影響。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案室管理部門應定期對檔案室的安全管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括安全制度執(zhí)行情況、安全防護措施落實情況、檔案查閱借閱情況等。2.檢查人員應填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司/組織安全管理部門應不定期對檔案室進行抽查，重點檢查安全制度執(zhí)行情況和安全防護措施落實情況。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，要求檔案室管理部門限期整改，并對整改情況進行復查。